Uuden potilastietojärjestelmän käyttöönotto terveydenhuollon ammattilaisten näkökulmasta : onnistuneen käyttöönoton edellytykset

Abstract

Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona Pirkanmaan hyvinvointialueelle, jossa yhtenäistetään potilastietojärjestelmä vuosien 2025–2026 aikana. Opinnäytetyössä tarkasteltiin OMNI360-potilastietojärjestelmän käyttöönoton kokemuksia terveydenhuollon ammattilaisten näkökulmasta. Tavoitteena oli parantaa tulevia tietojärjestelmien käyttöönottojen onnistumisia Pirkanmaan hyvinvointialueella. Tarkoituksena oli selvittää, miten ammattilaiset kokivat järjestelmäsiirtymän ja mitkä tekijät ammattilaisten näkökulmasta edistivät tai estivät onnistunutta käyttöönottoa sekä laatia tarkistuslista tukemaan tulevia tietojärjestelmien käyttöönottoja.

Tutkimus toteutettiin monimenetelmätutkimuksena sähköisellä kyselyllä, johon vastasi 62 terveydenhuollon ammattilaista järjestelmän jo käyttöönottaneista yksiköistä. Aineisto sisälsi sekä määrällisiä väittämiä että avoimia kysymyksiä. Määrällinen aineisto analysoitiin kuvailevin tilastollisin menetelmin ja avoimet vastaukset aineistolähtöisellä sisällönanalyysillä.

Kokonaisuutena OMNI360-järjestelmän käyttöönotto koettiin kohtalaisen onnistuneena, mutta kokemuksissa oli myös vaihtelua. Käyttöönottoa tukivat erityisesti kohdennettu ja käytännönläheinen koulutus, perehdytettyjen kollegoiden ja IT-tuen antama hyvä apu, järjestelmän tekninen toimivuus ja siirtymän hyvä ennakointi ennen käyttöönottoa. Käyttöönotossa haasteita aiheuttivat koulutuksen yleisluonteisuus ja riittämättömyys, ohjeiden puute, tekniset ongelmat, tietojen siirron epäonnistuminen, resurssien niukkuus, sosiaalihuollon ja terveydenhuollon rekistereiden erottaminen toisistaan sekä osalla käyttäjistä käyttöönoton ajoittuminen lomakauteen.

Tutkimuksen tulosten pohjalta laadittiin tarkistuslista, johon koottiin tutkimuksesta nousseet käyttöönottoon vaikuttavat tekijät. Tarkistuslistaa on tarkoitus hyödyntää käytännön työkaluna Pirkanmaan hyvinvointialueen tulevissa järjestelmien käyttöönotoissa. Jatkotutkimuksissa olisi hyödyllistä tutkia käyttöönoton teemoista nousseita tekijöitä tarkemmin sekä arvioida tässä työssä laaditun tarkistuslistan vaikutusta järjestelmien käyttöönottojen onnistumiseen myöhemmin.

This thesis was carried out as an assignment for the Pirkanmaa Wellbeing Services County which is harmonizing its patient information system during 2025–2026. The thesis examined the implementation of the OMNI360 electronic health record system from the perspective of healthcare professionals. The aim was to improve the success of future system implementations within the Pirkanmaa region. The purpose was to explore how professionals experienced the implementation, identify factors that facilitated or hindered the transition and develop a checklist to support future deployments.

The study was conducted as a mixed-methods research project using an electronic survey which was completed by 62 healthcare professionals from units where the system had already been implemented. The dataset included quantitative statements and open-ended questions. Quantitative data were analyzed using descriptive statistical methods, while open-ended responses were examined through inductive content analysis.

Overall, the implementation of the OMNI360 system was perceived as moderately successful, though experiences varied between units. Implementation was supported by targeted, practice-oriented training, assistance from trained colleagues and IT support, the system’s technical functionality and efficient anticipation of the transition. Challenges included insufficient and generic training, lack of guidelines, technical issues, data transfer failures, limited resources, the separation of social care and healthcare records and, for some users, the timing of implementation during the holiday season.

Based on the study results, a checklist summarizing the main factors influencing implementation was developed to support future deployments. Future research could examine key implementation themes and managerial work in more depth and evaluate how the checklist influences the success of future system implementations.