Dokumenttien hallintaohjelmiston käyttöönotto

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli määrittää hyvän dokumenttienhallintaohjelman kriteerit ja luoda ohjelmaan käytännöllinen rakenne dokumenttien hallintaa varten. Työn tarkoituksena oli vähentää teknisten dokumenttien hakemiseen kuluvaa aikaa hyödyntämällä metatietoon perustuvaa hakemista, tehostaa versiohallintaa ja käyttöoikeuksien määrittelyä sekä pienentää riskiä inhimillisiin virheisiin, kuten tiedon häviämiseen tai uudelleen luontiin turhaan. Opinnäytetyön toimeksiantaja oli Aurubis Finland Oy.

Yrityksessä jo käytössä olleen M-Files-dokumenttienhallintajärjestelmän todettiin täyttävän kaikki määritellyt vaatimukset. Dokumenttivarastoon luotiin rakenne perehtymällä yrityksen verkkolevyllä sijaitseviin dokumentteihin ja niiden sisältöön. Dokumenttien tallentamisesta järjestelmään tehtiin mahdollisimman sujuvaa määrittelemällä tallennuksessa täytettävät kentät ja alasvetovalikot selkeiksi ja loogisiksi. Järjestelmään tallennettiin dokumentteja tallennuksen ja haun testausta varten, ja se todettiin toimivaksi. Tulevaisuudessa dokumenttienhallintajärjestelmään tallennetaan verkkolevyllä sijaitsevat dokumentit ja dokumenttivaraston rakennetta hienosäädetään tarpeen mukaan.

The aim of this thesis was to define the key requirements for an effective document management system and to design and implement a structure in the system to support document management. The purpose of the work was to reduce the time spent searching for technical documents through metadata-based searches, to improve version control and access rights management and to decrease the risk of human errors such as data loss or unnecessary document recreation. The thesis was commissioned by Aurubis Finland Oy.

The company’s existing M-Files document management system was found to meet the defined requirements. The structure of the document vault was created by analyzing the documents stored on the company’s network drive. Clear and logical fields and drop-down menus were defined to make saving documents as efficient as possible. The functionality was tested by saving documents in the system and performing search tests, and it was found to function effectively. In the future, the documents on the network drive will be transferred to the system, and its structure will be further refined as needed.