Dokumenttien hallintaohjelmiston käyttöönotto
Tuurala, Joonatan (2025)
Tuurala, Joonatan
2025
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025121235265
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025121235265
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena oli määrittää hyvän dokumenttienhallintaohjelman kriteerit ja luoda ohjelmaan käytännöllinen rakenne dokumenttien hallintaa varten. Työn tarkoituksena oli vähentää teknisten dokumenttien hakemiseen kuluvaa aikaa hyödyntämällä metatietoon perustuvaa hakemista, tehostaa versiohallintaa ja käyttöoikeuksien määrittelyä sekä pienentää riskiä inhimillisiin virheisiin, kuten tiedon häviämiseen tai uudelleen luontiin turhaan. Opinnäytetyön toimeksiantaja oli Aurubis Finland Oy.
Yrityksessä jo käytössä olleen M-Files-dokumenttienhallintajärjestelmän todettiin täyttävän kaikki määritellyt vaatimukset. Dokumenttivarastoon luotiin rakenne perehtymällä yrityksen verkkolevyllä sijaitseviin dokumentteihin ja niiden sisältöön. Dokumenttien tallentamisesta järjestelmään tehtiin mahdollisimman sujuvaa määrittelemällä tallennuksessa täytettävät kentät ja alasvetovalikot selkeiksi ja loogisiksi. Järjestelmään tallennettiin dokumentteja tallennuksen ja haun testausta varten, ja se todettiin toimivaksi. Tulevaisuudessa dokumenttienhallintajärjestelmään tallennetaan verkkolevyllä sijaitsevat dokumentit ja dokumenttivaraston rakennetta hienosäädetään tarpeen mukaan.
Yrityksessä jo käytössä olleen M-Files-dokumenttienhallintajärjestelmän todettiin täyttävän kaikki määritellyt vaatimukset. Dokumenttivarastoon luotiin rakenne perehtymällä yrityksen verkkolevyllä sijaitseviin dokumentteihin ja niiden sisältöön. Dokumenttien tallentamisesta järjestelmään tehtiin mahdollisimman sujuvaa määrittelemällä tallennuksessa täytettävät kentät ja alasvetovalikot selkeiksi ja loogisiksi. Järjestelmään tallennettiin dokumentteja tallennuksen ja haun testausta varten, ja se todettiin toimivaksi. Tulevaisuudessa dokumenttienhallintajärjestelmään tallennetaan verkkolevyllä sijaitsevat dokumentit ja dokumenttivaraston rakennetta hienosäädetään tarpeen mukaan.
