Kriisiviestintäsuunnitelma omavalvonnan tueksi One Big Family ry:lle

Abstract

Viime vuosina erilaiset yhteiskunnalliset kriisit ovat vaikuttaneet myös organisaatioihin. Kaikkia tulevia kriisejä ei voi etukäteen tietää tai ennustaa, mutta on tärkeää, että näihin osataan varautua, jotta suurimmilta kriiseiltä ja mahdollisilta mainehaitoilta vältyttäisiin. Organisaatioiden asema kriiseissä kasvaa. Sitä tukeakseen he tarvitsevat kriisiviestintää eri kriisitilanteissa. Kriisiviestintäsuunnitelmat auttavat organisaatioita ennakoimaan, toimimaan, viestimään ja hoitamaan jälkihuoltoa kriisitilanteissa.

Työn edetessä teoriatiedon, käytettävien menetelmien sekä kriisiviestintäsuunnitelman avulla saadaan vastaus pääkysymykseen, mitä kriisiviestintäsuunnitelmaan kuuluu? Samoin alatutkimuskysymykset, mitä eri kriisejä organisaatioon voi kohdistua ja mikä merkitys kriisiviestintäsuunnitelmasta on organisaatiolle, avautuvat. Työn tuotoksena syntyi kriisiviestintäsuunnitelma voittoa tavoittelemattomalle ja yhteiskristilliselle One Big Family ry yhdistykselle. Valmis suunnitelma tulee olemaan omavalvonnan tukena ja auttaa jatkossa yhdistystä erinäisissä kriisitilanteissa.

Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena työnä, jossa teoriatiedon ja käsitteiden avaamisen sekä yhdistämisen lisäksi käytettiin laadullisia menetelmiä kuten eri lähteiden analysointia, benchmarkingia ja PESTEL-analyysiä. Varsinainen tuotos eli kriisiviestintäsuunnitelma on tehty näiden menetelmien sekä toimeksiantajan toiveiden mukaisesti. Toimeksiantajan mahdolliset kriisit voivat vaikuttaa moneen asiaan, esimerkiksi taloudelliseen ja yhteiskunnalliseen puoleen. Tätä avataan työssä PESTEL-analyysin avulla toimeksiantajan näkökulmasta. Työn tuotoksen kriisiviestintäsuunnitelman kokoamisessa käytettiin hyödyksi benchmarking-menetelmää, jossa vertailtiin valmiita suunnitelmia ja niiden sisältöä. Työn tulokset osoittivat, miten kriisiviestintäsuunnitelmien avulla organisaatiot pystyvät varautumaan kriisitilanteisiin, mitä kriisiviestintäsuunnitelmiin kuuluu sekä minkälainen tarkoitus niillä on organisaatioissa. Valmis tuotos eli suunnitelma sisältää toimeksiantajan kriisiviestinnän eri vaiheet, joihin kuuluvat ennakointi, eri organisaatiota uhkaavat kriisit, sen vaikutukset, itse kriisiviestintä, ketkä kriisiviestinnästä vastaavat sekä jälkihoidon hoitaminen ja siinä onnistuminen.

In recent years, various social crises have also affected organisations. Not all future crises can be known or predicted in advance, but it is important to know how to prepare for them to avoid the biggest crises and possible reputational damage. The role of organisations in crises is growing. To support this, they need crisis communication in different crisis situations. Crisis communication plans help organisations anticipate, act, communicate, and manage aftercare in crisis situations.

As the work progressed, the theoretical knowledge, the methods used and the crisis communication plan provided an answer to the main question: What does a crisis communication plan include? Similarly, sub-research questions about the different crises that may affect the organisation and the significance of the crisis communication plan for the organisation were opened. As a result of the work, a crisis communication plan was created for the non-profit and pan-Christian association One Big Family ry. The completed plan will support self-monitoring and help the association in various crisis situations in the future.

The thesis was carried out as a functional work, in which, in addition to opening and integrating theoretical knowledge and concepts, qualitative methods such as analysis of different sources, benchmarking and PESTEL analysis were used. The actual output, i.e. the crisis communication plan, has been prepared in accordance with these methods and the client's wishes. The client's potential crises can affect many elements, including economic and social aspects. This was explained in the thesis using a PESTEL analysis from the client's perspective. The results of the work showed how organisations can prepare for crisis situations through crisis communication plans, what these plans include and the purpose they serve within organisations. The finished plan included the different stages of the client's crisis communication, incorporating anticipation, crises threatening different organisations, their effects, the crisis communication itself, who is responsible for crisis communication, and the management and success of aftercare.