Hankintaprosessin kehittäminen hotelli-, ravintola- ja cateringalalle

Abstract

Hotelli-, ravintola- ja cateringalan hankintatoiminnan kehittämisen tarve on kas-vanut alan nopeiden muutosten, kustannuspaineiden, vastuullisuusvaatimusten ja raaka-aineiden saatavuuden vaihtelun vuoksi. Hankinnoilla on merkittävä vaikutus yritysten kannattavuuteen ja toimintavarmuuteen, mutta pk-yrityksissä hankintojen systemaattinen suunnittelu ja kokonaisvaltainen johtaminen osoittautuvat usein puutteellisiksi. Opinnäytetyön tavoitteena oli tuottaa kokonaisvaltainen kuva alan hankintaprosesseista analysoimalla laadullisesti aiempaa tutkimusta sekä tunnistaa prosessin keskeiset vaiheet, toistuvat ongelmakohdat ja ne alueet, joissa yhtenäiset toimintamallit voisivat lisätä tehokkuutta, vastuullisuutta ja kustannustietoisuutta.

Tutkimukseen valittiin 18 alan hankintoja käsittelevää AMK ja YAMK opinnäyte-työtä sekä tutkimusta vuosilta 2015–2025. Aineistoa tarkasteltiin hankintaprosessin vaiheiden, toimittajamarkkinoiden, sopimusten, operatiivisen hankinnan sekä mittaroinnin ja strategisen johtamisen näkökulmista. Tavoitteena oli muodostaa koottu ja jäsennelty kokonaiskuva alan hankintakäytännöistä.

Tuloksissa korostuivat hankintaprosessien hajanaisuus, villi hankinta ja puut-teellinen tarvemäärittely. Haasteet liittyivät myös osaamisvajeisiin, erityisesti sopimus- ja tarjousasiakirjojen laadintaan. Toimittajamarkkinoissa keskeisiä ongelmia olivat rajallinen tarjonta, logistiikan pullonkaulat ja epäselvät valintakriteerit, vaikka laadun ja toimitusvarmuuden merkitys tunnistettiin laajasti. Operatiivisessa hankinnassa ilmenivät manuaaliset ja virhealttiit prosessit, järjestelmien heikko hyödyntäminen ja varastonhallinnan ongelmat. Lisäksi mittarointi ja hankintojen vaikuttavuuden seuranta olivat monissa organisaatioissa riittämättömiä.

Sisällönanalyysin tuloksena muodostui 12-vaiheinen hankintaprosessimalli, joka jäsentää hankinnan kokonaisuutena tarpeen määrittelystä toimittajayhteistyön pitkäjänteiseen kehittämiseen. Malli korostaa vaiheiden keskinäistä riippuvuutta ja tarjoaa rakenteen hankintaprosessin systemaattiseen kehittämiseen erityisesti hotelli-, ravintola- ja cateringalalla. Tulosten perusteella hankintojen kehittäminen edellyttää johdon sitoutumista, prosessien yhtenäistämistä, osaamisen vahvistamista sekä digitalisaation ja analytiikan laajempaa hyödyntämistä.

The hotel, restaurant and catering sector is facing increasing pressure to develop procurement due to rapid industry changes, cost pressures, responsibility requirements and fluctuating raw material availability. Although procurement is crucial for profitability and operational reliability, small and medium-sized enterprises often lack systematic planning and holistic management. This thesis aimed to create a structured overview of procurement practices by analysing 18 previous studies using inductive content analysis and identifying the key process phases, recurring challenges and development needs.

The results showed fragmented procurement processes, uncontrolled purchasing and insufficient needs specification. Skill gaps were common, especially in drafting contracts and tender documents. Supplier-market challenges included limited availability, logistics bottlenecks and unclear selection criteria, despite the acknowledged importance of quality and delivery reliability. Operational procurement was often manual and error-prone, with underused information systems and challenges in inventory management. The performance measurement was also inadequate.

The study produced a 12-step procurement process model, providing a coherent framework from needs identification to long-term supplier collaboration. The development requires managerial commitment, harmonised processes, strengthened competence and more extensive use of digitalisation and analytics.