5S-menetelmä tiedonhallinnassa: case Metsä Group

Abstract

Asiantuntijatyössä tehokas tiedonhallinta on kriittinen tekijä sujuvan työnteon ja tuottavuuden kannalta. Organisaatioissa pyritään jatkuvasti vähentämään turhaa työtä, kuten tiedon etsimistä, ja parantamaan datan laatua. Yksi keino selkeyden ja tehokkuuden aikaansaamiseksi on soveltaa Lean-filosofian periaatteita, kuten 5S-menetelmää, digitaaliseen toimintaympäristöön.

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää Metsä Groupin nimikehallintatiimin digitaalista tiedonhallintaa ja luoda tiimille selkeä toimintamalli tiedostojen hallintaan. Työ toteutettiin tutkimuksellisena kehittämistyönä. Tietoperustana hyödynnettiin 5S-menetelmää sekä tiedonhallinnan periaatteita. Nykytilaa ja tiimin kehittämistarpeita kartoitettiin sähköisellä kyselyllä.

Kehittämistyö eteni tiimin nykytila-analyysista 5S-menetelmän vaiheiden mukaisesti. Aluksi toteutettiin lajitteluvaihe, jossa korostettiin vanhentuneen ja päällekkäisen tiedon karsimista. Tämän jälkeen luotiin ehdotelma uudenlaiselle kansiorakenteelle ja yhtenäiselle tiedostojen nimeämiskäytännölle. Lopuksi laadittiin standardointiohje ja ylläpitomalli, joilla varmistetaan saavutetun järjestyksen säilyminen ja uusien työntekijöiden perehdytys toimintamalliin.

Kehittämistutkimuksen lopputuloksena valmistui tiimille konkreettinen standardointiohje ja uusi toimintamalli, jonka avulla on mahdollista selkeyttää digitaalista työympäristöä. Toteutuksessa tiedostojen nimeäminen vakioitiin siten, että dokumentin sisältö ja versio ovat tunnistettavissa ilman tiedoston avaamista. Uusi toimintatapa vähentää asiantuntijatyön kognitiivista kuormitusta, tehostaa ajankäyttöä ja luo organisaatiolle valmiuksia hyödyntää tulevaisuuden tekoälyratkaisuja laadukkaan ja informatiiviseksi rakennetun datan ansiosta.