Budjetointiprosessin tehostaminen: siirtymä Excelistä Netvisoriin

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli pk-yritysten budjetointiprosessin modernisointi ja tehostaminen siirryttäessä manuaalisesta taulukkolaskennasta pilvipohjaiseen taloushallinnon järjestelmään. Taloushallinnon alalla digitalisaatio ja reaaliaikainen data korvaavat perinteisiä toimintatapoja, mutta manuaalinen Excel-työskentely on edelleen yleistä monissa pk-yrityksissä.

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, kuinka budjetointiprosessi voidaan suorittaa tehokkaammin integroitua järjestelmää hyödyntäen ja kehittää taloushallinnon opetusta vastaamaan paremmin nykyaikaisen työelämän digitaalisia vaatimuksia. Työn avulla pyrittiin kaventamaan kuilua manuaalisten käytäntöjen ja modernien järjestelmäosaamistarpeiden välillä, jotta valmistuvilla asiantuntijoilla olisi paremmat valmiudet hyödyntää digitaalisia työkaluja.

Työn tarkoituksena oli luoda konkreettinen, Visma Netvisor -ohjelmistoon pohjautuva oppimateriaalipaketti toimeksiantajan eli Tampereen ammattikorkeakoulun käyttöön. Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena kehittämistyönä hyödyntäen konstruktiivista tutkimusotetta. Teoreettisessa viitekehyksessä perehdyttiin budjetoinnin strategiseen rooliin sekä manuaalisten prosessien ja pilvipalveluiden haasteisiin ja mahdollisuuksiin. Tämän pohjalta rakennettiin case-yritys ja oppimateriaali.

Lopputuloksena syntyi jäsennelty Excel-harjoitustyökirja, joka ohjaa opiskelijan muutosprosessin läpi perinteisestä budjetoinnista Netvisor-ympäristöön. Työn keskeisenä havaintona todettiin, että tehokkain budjetointimalli on usein hybridiratkaisu: pilvipalvelu toimii luotettavana datan lähteenä ja automaation mahdollistajana, kun taas taulukkolaskenta säilyttää arvonsa joustavana suunnittelu- ja analyysityökaluna. Luotu oppimateriaali havainnollistaa tämän dynamiikan ja kehittää opiskelijan kykyä ymmärtää taloushallinnon järjestelmäintegraatioita.

The topic of this thesis was the modernization and enhancement of the budgeting process in small and medium-sized enterprises (SME) when transitioning from manual spreadsheet calculations to a cloud-based financial management system. In the field of financial management digitalization and real-time data are replacing traditional operating methods, yet many SMEs still rely on manual Excel-based workflows.

The objectives of the thesis were to examine how the budgeting process can be performed more efficiently by utilizing an integrated system and improve financial management education to better meet the digital requirements of modern working life. The work aimed to bridge the gap between manual practices and the need for modern system expertise, ensuring that graduating experts possess better capabilities to utilize digital tools.

The purpose of the thesis was to create a concrete learning material package based on Visma Netvisor software for the commissioner, Tampere University of Applied Sciences. The thesis was carried out as functional development work utilizing a constructive research approach. The theoretical framework examined the strategic role of budgeting and the challenges and opportunities of manual processes and cloud services. Based on the findings, a case company and learning material were developed.

As a result, an Excel exercise workbook was created that guides the student through the transition process from traditional budgeting to the Netvisor environment. A key finding of the study was that the most efficient budgeting model is often a hybrid solution: the cloud service functions as a reliable source of data and an enabler of automation, while spreadsheets retain their value as flexible planning and analysis tools. The created learning material illustrates this dynamic and develops the student's ability to understand financial management system integrations.