Arkistonmuodostussuunnitelman päivittäminen osana laadunhallintaa - Case Sastamalan koulutuskuntayhtymä

Abstract

Tämä opinnäytetyö tehtiin Sastamalan koulutuskuntayhtymän toimeksiantona. Opinnäytetyön tavoitteena oli päivittää toimeksiantajan arkistonmuodostussuunnitelma osana laadunhallintaa. Toimeksiantajalle laadittiin malliksi kuvaus rekrytointiprosessista, josta käy ilmi tehtävän hoidosta syntyneet asiakirjat ja niiden säilytystavat ja -ajat sekä hävittäminen.

Teoriapohjana käsiteltiin alan lainsäädäntöä sekä asiakirjahallintoon ja arkistonmuodostuksen laadintaan liittyviä asioita. Aineiston keräämiseen käytettiin olemassa olevaa arkistonmuodostussuunnitelmaa, lainsäädäntöä, oikeuskirjallisuutta, kuntayhtymän arkistossa olevia toimielimien pöytäkirjoja sekä viranhaltijoiden rekrytointipäätöksiä, keskusteluja ja laadunhallinnan aineistoja. Työ perustui myös tekijän lähes 30-vuotiseen työkokemukseen rekrytointiin liittyvien asiakirjojen kirjaamisesta, laatimisesta, arkistoinnista ja haastattelutyöryhmiin osallistumisesta.

Työ toteutettiin laadullisena tutkimuksena oikeusdogmatiikan näkökulmasta. Työssä saatiin mallinnettua arkistonmuodostussuunnitelmaan liittyvä tehtäväprosessin kuvaus ja esitettiin suunnitelma päivityksen jatkotoimenpiteille tulevaisuuden sähköiseen asiakirjahallintoon valmistautuen.

This thesis was made as an assignment from the Sastamala Municipal Education and Training Consortium. The purpose of this thesis was to update the Records Management Plan for the client as a part of the Quality Management.

For the Sastamala Municipal Education and Training Consortium, the model of the recruiting process was the most important part of the thesis. The process includes record’s storage methods, retention periods for the documents as well as information about document destruction.

The theoretical part of the thesis dealt with legislation concerning the recruiting process, document management and record management. The research material was collected by using the old Records Management Plan, legislation, justice related literature, client’s archive documents and old recruiting decisions, discussions and other material of quality management. This thesis was also based on the personal know-how achieved from nearly 30 years work experience, which has involved making, registering and archiving recruiting documents, as well as taking part in the interview workgroups.

This thesis was conducted by using qualitative research methods from a legal perspective. In the study, a model for recruiting process and records management was created to guide and support future actions. In addition, future plans were made for updating the model and for the prospective digitalization of the document management process.