Yrityksen viikkoraportoinnin yhtenäistäminen : case-yrityksen varaston kirjanpidon ja raportoinnin kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön aihe muodostui kaupan alalla toimivan työnantajani tarpeesta kehittää yrityksen viikkoraportointia. Yritys on pyytänyt pysyä työssä nimettömänä. Työn tarkoitus oli selkeyttää yrityksen varastoraportointia, joka liittyy yrityksen myymälöissä tehtävään viikoittaiseen tulosraportointiin. Yritys on kokenut haasteita varastonhallintaan liittyvien lukujen ja kirjauksen seuraamisessa sekä niiden oikeassa raportoinnissa. Lukujen virheellinen raportointi on vaikeuttanut yrityksen sisäistä laskentaa, kuten tuloslaskentaa ja budjetointia. Tämän takia työn tavoite oli kehittää varastoraportointia niin, että se vastaisi enemmän yrityksen tarpeita ja vähentäisi raportointivirheitä. Samalla pyrittiin yhtenäistämään viikkoraportointiin liittyviä toimintatapoja eri myymälöiden kesken. Työ toteutettiin toiminnallisena kehitystyönä hyödyntäen laadullista tutkimusta. Tutkimuksen keskeisiä teemoja olivat varaston hallinta ja varastokirjanpito, sisäinen laskentatoimi ja kustannuslaskenta sekä muutosjohtaminen. Aineiston avulla haluttiin tutkia, millaista tutkittua tietoa ja käytäntöjä on olemassa liittyen sisäiseen laskentatoimeen ja varaston kirjanpitoon. Myös muutosjohtamisen näkökulmaa haluttiin tuoda esiin raportin käyttöönottoa silmällä pitäen. Tutkimusmenetelmänä käytettiin kyselytutkimusta, joka toteutettiin sähköpostin välityksellä raportin käyttäjille. Kyselytutkimuksen tavoite oli selvittää, miten varastolukuja tällä hetkellä seurataan myymälöissä, mitä kehitettävää viikkoraportoinnissa olisi ja löytyisikö käyttäjiltä hyviä valmiita malleja varaston seurantaan. Vastaukset koostettiin Excel-tiedostoon ja analysoitiin sen avulla. Monet samat ongelmat ja ehdotukset toistuivat vastauksissa, joten kysely toimi tutkimuksen tarkoitukseen nähden hyvänä tutkimusmenetelmänä. Kehitystyössä luotiin yrityksen viikkoraportille uusi Varasto-välilehti, jonka avulla varaston lukuja voidaan paremmin seurata. Lisäksi viikon aikana täytettävää Viikon tulos -raporttia kehitettiin käyttäjäkyselyssä nousseiden huomioiden pohjalta. Excel-tiedostona olevalle raportille lisättiin automatiikkaa, ohjeistusta ja muita kaivattuja toimintoja. Opinnäytetyössä onnistuttiin luomaan raportoinnin työkalu, joka toivottavasti tulee helpottamaan viikkoraportointia ja varaston seurantaa kohdeyrityksessä. Muita mahdollisia hyötyjä ovat perehdytyksen selkeytyminen ja työajan säästyminen. Uudistettu raportti sai alustavasti positiivista palautetta toimeksiantajalta ja se otetaan yrityksessä käyttöön mahdollisimman pian. Avainsanat Varastokirjanpito, raportointi, johdon laskentatoimi Sivut 25 sivua ja liitteitä 6 sivua