Toiminnanohjausjärjestelmän multisite-käyttöönoton valmistelu
Kouhestani, Kambiz (2025)
2025
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025121737724
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025121737724
Tiivistelmä
Työssä tarkasteltiin ERP-järjestelmän käyttöönoton valmisteluvaihetta multisite maalinvalmistusorganisaatiossa. ERP-järjestelmän käyttöönotto useassa toimipisteessä samanaikaisesti on organisaatiolle vaativa kokonaisuus, sillä se edellyttää prosessien yhtenäistämistä, toimivaa viestintää sekä eri toimipisteiden välistä koordinointia. Tavoitteena oli tuottaa kokonaiskuva valmisteluvaiheen keskeisistä haasteista ja onnistumisen edellytyksistä sekä vastata tutkimuskysymykseen siitä, miten valmisteluvaihe voidaan toteuttaa toimivasti useassa toimipisteessä.
Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena avoimen kyselyn avulla. Aineisto kerättiin ERP-käyttöönoton valmisteluun osallistuneilta henkilöiltä, jotka toimivat projektissa eri rooleissa. Menetelmä mahdollisti vastaajien kokemuksen ja näkemyksen tarkastelun heidän omasta näkökulmastaan sekä toi esiin valmisteluvaiheen arjessa koettuja ilmiöitä. Kerätty aineisto analysoitiin aineistolähtöisen sisällönanalyysin avulla. Analyysissä vastauksista tunnistettiin merkityksellisiä ilmauksia, jotka koodattiin avoimen koodauksen periaatteiden mukaisesti ja ryhmiteltiin edelleen alateemoiksi ja pääteemoiksi. Teemoittelun avulla jäsennettiin ERP-käyttöönoton valmisteluvaiheen keskeiset ilmiöt multisite-ympäristössä.
Tutkimustulokset osoittivat, että valmisteluvaihe koettiin projektin alkuvaiheessa hajanaiseksi ja kuormittavaksi. Keskeisiä haasteita olivat epäselvät roolit ja vastuut, runsas kokousmäärä, hajautunut viestintä sekä samanaikaisesti käynnissä olleet muut järjestelmäuudistukset. Projektin edetessä valmisteluvaiheen rakenne selkeytyi, vastuut tarkentuivat ja viestintä johdonmukaistui. Multisite-ympäristö näyttäytyi vastaajien kokemuksissa sekä hyödyllisenä
että haastavana.
Johtopäätöksenä todettiin, että ERP-käyttöönoton valmisteluvaiheen onnistumista voidaan tukea erityisesti selkeällä projektirakenteella, roolien ja vastuiden varhaisella määrittelyllä sekä keskitetyn ja johdonmukaisen viestintämallin hyödyntämisellä. Käyttäjien osaamisen kehittäminen vaiheistetun koulutuksen sekä testausympäristössä tapahtuvan käytännön harjoittelun avulla nousi keskeiseksi edellytykseksi ennen UAT- ja varsinaista käyttöönottovaihetta. Työn tulokset tarjoavat käytännönläheisiä havaintoja ja kehitysehdotuksia, joita voidaan hyödyntää vastaavien multisite-ERP-käyttöönottojen valmistelussa.
Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena avoimen kyselyn avulla. Aineisto kerättiin ERP-käyttöönoton valmisteluun osallistuneilta henkilöiltä, jotka toimivat projektissa eri rooleissa. Menetelmä mahdollisti vastaajien kokemuksen ja näkemyksen tarkastelun heidän omasta näkökulmastaan sekä toi esiin valmisteluvaiheen arjessa koettuja ilmiöitä. Kerätty aineisto analysoitiin aineistolähtöisen sisällönanalyysin avulla. Analyysissä vastauksista tunnistettiin merkityksellisiä ilmauksia, jotka koodattiin avoimen koodauksen periaatteiden mukaisesti ja ryhmiteltiin edelleen alateemoiksi ja pääteemoiksi. Teemoittelun avulla jäsennettiin ERP-käyttöönoton valmisteluvaiheen keskeiset ilmiöt multisite-ympäristössä.
Tutkimustulokset osoittivat, että valmisteluvaihe koettiin projektin alkuvaiheessa hajanaiseksi ja kuormittavaksi. Keskeisiä haasteita olivat epäselvät roolit ja vastuut, runsas kokousmäärä, hajautunut viestintä sekä samanaikaisesti käynnissä olleet muut järjestelmäuudistukset. Projektin edetessä valmisteluvaiheen rakenne selkeytyi, vastuut tarkentuivat ja viestintä johdonmukaistui. Multisite-ympäristö näyttäytyi vastaajien kokemuksissa sekä hyödyllisenä
että haastavana.
Johtopäätöksenä todettiin, että ERP-käyttöönoton valmisteluvaiheen onnistumista voidaan tukea erityisesti selkeällä projektirakenteella, roolien ja vastuiden varhaisella määrittelyllä sekä keskitetyn ja johdonmukaisen viestintämallin hyödyntämisellä. Käyttäjien osaamisen kehittäminen vaiheistetun koulutuksen sekä testausympäristössä tapahtuvan käytännön harjoittelun avulla nousi keskeiseksi edellytykseksi ennen UAT- ja varsinaista käyttöönottovaihetta. Työn tulokset tarjoavat käytännönläheisiä havaintoja ja kehitysehdotuksia, joita voidaan hyödyntää vastaavien multisite-ERP-käyttöönottojen valmistelussa.