Automaatio taloushallinnon tukena pk-yrityksissä : käyttöönotto, kokemukset ja kehitystarpeet

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tarkasteltiin automaation ja tekoälyn käyttöä suomalaisten pk-yritysten taloushallinnossa. Työn tarkoituksena oli selvittää, missä määrin suomalaiset pk-yritykset hyödyntävät taloushallinnon automaatiota sekä missä prosesseissa automaatiota käytetään. Työssä tutkittiin lisäksi, millaisia ohjelmistoratkaisuja yrityksillä oli käytössä ja mitä hyötyjä tai haasteita ne kokivat automaation käyttöönottoon liittyen. Työssä kartoitettiin lisäksi, ovatko yritykset investoineet automaation tukitoimiin, kuten koulutukseen ja aikovatko ne lisätä automaation käyttöä tulevaisuudessa.

Teoriaosuudessa käsiteltiin taloushallinnon automaation kehitystä, keskeisiä käsitteitä sekä yleisimpiä sovelluksia. Keskeisimmät taloushallinnon prosessit ja niiden automatisoinnin vaiheet esiteltiin pk-yritysten näkökulmasta käytännönläheisesti. Teoriaosuus pohjautui asiantuntija-artikkeleihin, blogikirjoituksiin sekä kirjallisuuteen, joista keskeisimpänä toimi Sanna Kaarlejärven ja Tero Salmisen teos Älykäs taloushallinto: Automaation aika (2018).

Tutkimusosassa analysoitiin Microsoft Forms -kyselylomakkeella kerättyä aineistoa. Kyselytutkimukseen vastasi 17 suomalaista pk-yritystä. Kyselytutkimuksen tulosten perusteella automaatiota hyödynnetään suomalaisten pk-yritysten taloushallinnossa jo jonkin verran, mutta käyttöönotto on vielä varhaisessa vaiheessa. Automaatiota hyödynnettiin eniten kirjanpidossa, osto- ja myyntireskontrassa sekä raportoinnissa ja analytiikassa. Tulokset osoittivat, että automaation koettiin tuovan tehokkuutta, virheiden vähentymistä sekä kustannussäästöjä, mutta myös haasteita esimerkiksi käyttöönottoon, järjestelmän virhetilanteisiin ja ohjelmistontoimittajien päivitysten aikatauluihin liittyen.

In this thesis, the use of automation and artificial intelligence in the financial administration of Finnish small and medium-sized enterprises was examined. The main purpose of this study was to determine the extent that Finnish small and medium-sized enterprises utilize financial administration automation, and in which processes automation is generally applied. This thesis also explores the types of software solutions that companies use and what benefits or challenges they have experienced in connection with the adoption of automation. In addition, the study investigated whether companies have invested in supporting functions such as training staff and whether they are planning to increase their use of automation in the future.

The theoretical framework of this thesis discussed the development of financial administration automation, key concepts, and the most common automation applications used. The core financial administration processes and the stages of their automation were presented from a practical perspective. The theoretical section was based on sources, such as articles and literature, with the primary source being Sanna Kaarlejärvi and Tero Salminen’s book Älykäs taloushallinto, Automaation aika.

The empirical part of this thesis analyzed data collected using a Microsoft Forms questionnaire. A total of 17 Finnish small and medium-sized enterprises responded to the questionnaire. Based on the results, automation is already utilized to some extent in the financial administration of Finnish small and medium-sized enterprises, although adoption is still in early phase. Automation was most used in the following processes: bookkeeping, accounts payable, accounts receivable, and reporting and analytics. The results indicated that automation was perceived to bring efficiency, reduce errors, and generate cost savings, but also presented challenges related to implementation, system errors, and software provider schedules for updates.