Google Workspacen käyttöönotto pk-yrityksessä
Puranen, Pinja (2025)
2025
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025122238833
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025122238833
Tiivistelmä
Pk-yritykset hyödyntävät yhä enemmän pilvipalveluja vaihtoehtona perinteisille IT-infrastruktuureille. Googlen SaaS-pohjainen Google Workspace pilvipalvelukokonaisuus tarjoaa nykyaikaisia toimistosovelluksia ja hallintatyökaluja yrityskäyttöön. Kehittämistehtävänä oli suunnitella ja toteuttaa Google Workspace -ympäristön käyttöönotto pk-yritykseen, jossa toiminnan kasvu oli luonut tarpeen siirtyä hajanaisista käytänteistä hallittuun IT-ympäristöön. Tavoitteena oli selkeyttää käyttäjähallintaa Googlen identiteetinhallinnan avulla, siirtää sähköpostiviestintä oman verkkotunnuksen alle, vahvistaa tietoturvaa sekä tehostaa sisäistä viestintää ja yhteistyötä.
Opinnäytetyö toteutettiin tutkimuksellisena kehittämistyönä, jossa käytännön ongelmaa ratkaistiin tutkimuksellisin periaattein. Lähestymistapana sovellettiin konstruktiivista tutkimusotetta. Aineistonkeruu toteutettiin laadullisin menetelmin. Haastatteluja tehtiin tarpeiden tunnistamiseksi sekä lopputuloksen tarkastelemiseksi. Havainnointia ja järjestelmän testikäyttöä suoritettiin ongelmatilanteiden ja ratkaisujen käytännön toimivuuden arvioimiseksi. Teoreettinen perusta muodostettiin ajantasaisen kirjallisuuden, standardien sekä Googlen dokumentaation pohjalta.
Tuloksena otettiin onnistuneesti käyttöön yrityksen tarpeisiin mukautettu Google Workspace -ympäristö, jonka avulla IT-ympäristö nykyaikaistui. Samalla henkilöstöä tuettiin perehdytyksellä ja sisäisellä ohjeistuksella muutokseen. Laitehallinta toteutettiin lopulta kolmannen osapuolen ratkaisulla, koska Googlen tarjoamat ominaisuudet eivät vastanneet kaikilta osin yrityksen vaatimuksia. Käytännön toteutuksen pohjalta muodostettiin käyttöönottomalli, jota voidaan hyödyntää muiden pk-yrityksien Google Workspacen käyttöönoton pohjana.
Johtopäätöksenä todettiin, että Google Workspacen käyttöönotto on pk-yrityksessä toteutettavissa vaiheittaisena ja testaukseen perustuvana prosessina. Onnistuminen edellyttää kuitenkin yrityskohtaista soveltamista, lisenssitasojen tuntemista ja henkilöstön riittävää perehdytystä.
Opinnäytetyö toteutettiin tutkimuksellisena kehittämistyönä, jossa käytännön ongelmaa ratkaistiin tutkimuksellisin periaattein. Lähestymistapana sovellettiin konstruktiivista tutkimusotetta. Aineistonkeruu toteutettiin laadullisin menetelmin. Haastatteluja tehtiin tarpeiden tunnistamiseksi sekä lopputuloksen tarkastelemiseksi. Havainnointia ja järjestelmän testikäyttöä suoritettiin ongelmatilanteiden ja ratkaisujen käytännön toimivuuden arvioimiseksi. Teoreettinen perusta muodostettiin ajantasaisen kirjallisuuden, standardien sekä Googlen dokumentaation pohjalta.
Tuloksena otettiin onnistuneesti käyttöön yrityksen tarpeisiin mukautettu Google Workspace -ympäristö, jonka avulla IT-ympäristö nykyaikaistui. Samalla henkilöstöä tuettiin perehdytyksellä ja sisäisellä ohjeistuksella muutokseen. Laitehallinta toteutettiin lopulta kolmannen osapuolen ratkaisulla, koska Googlen tarjoamat ominaisuudet eivät vastanneet kaikilta osin yrityksen vaatimuksia. Käytännön toteutuksen pohjalta muodostettiin käyttöönottomalli, jota voidaan hyödyntää muiden pk-yrityksien Google Workspacen käyttöönoton pohjana.
Johtopäätöksenä todettiin, että Google Workspacen käyttöönotto on pk-yrityksessä toteutettavissa vaiheittaisena ja testaukseen perustuvana prosessina. Onnistuminen edellyttää kuitenkin yrityskohtaista soveltamista, lisenssitasojen tuntemista ja henkilöstön riittävää perehdytystä.