Evenemangsplanering som projekt : CASE: Konstens Natt på svenska i Åbo 2015

Abstract

För att ordna stora evenemang krävs resurser i form av personer, utrymmen, material och pengar. Det finns olika faser i planeringen, i utförandet och i utvärderingen. Om arrangören hoppar över delar i dessa faser kan slutresultatet bli betydligt sämre än vad man tänkt.

Konstens Natt är ett traditionellt evenemang som ordnas runt om i Finland, där folk får njuta av kultur, litteratur och konst samt få nya erfarenheter. Evenemang i allmänhet spelar en viktig roll i samhället där det vardagliga livet med arbete och rutiner bryts till kulturupplevelser.

Syftet med detta arbete är att undersöka och dokumentera planeringen processen av Konstens Natt på svenska i Åbo. För datainsamlingen används kvalitativa forskningsmetoden med observationer och intervjuer som tillägg. I undersökningen jämförs teoretiska metoder i evenemangsplaneringen med de metoder som arrangören för Konstens Natt på svenska i Åbo använder sig av i planeringen för år 2015. Arbetet beskriver även vilka faktorer som borde ingå i planeringsskedet av ett evenemang och besvarar frågan om planeringen av Konstens Natt på svenska i Åbo följer de teoretiska referensramarna kring evenemangsplanering.

Som resultat kom jag fram till att Åbo IFK:s planering inte följer de teoretiska referensramarna. På basen av undersökningen och teorin utformade jag ett utvecklingsförslag som kan underlätta planeringen inför kommande åren.

Tapahtuman järjestäminen vaatii resursseja eri muodoissa, ihmisten, tilojen, materiaalien sekä rahan. Tapahtumia järjestettäessä on vaiheita, joita järjestäjien tulisi noudattaa, sillä jos järjestäjä jättää jonkin vaiheen väliin saattaa lopputulos olla ajateltua huonompi.

Taiteiden Yö on perinteinen tapahtuma joka järjestetään ympäri Suomea ja jossa ihmiset saavat nauttia kulttuurista, kirjallisuudesta ja taiteesta sekä saada uusia kokemuksia. Tapahtumat yleisesti ovat tärkeitä yhteiskunnallemme jossa työkiireet ja arjen rutiinit voidaan unohtaa hetkeksi kulttuuritapahtumien avulla.

Työntavoitteena on tutkia ja dokumentoida ruotsinkielisen Turun Taiteiden Yö tapahtuman suunnitteluprosessia vaihe vaiheelta. Tiedonkeruuna käytetään kvalitatiivista tutkimusmenetelmää, havainnointeja sekä haastatteluja. Tutkimuksessa verrataan tapahtumasuunnittelun teoreettisia menetelmiä Turun ruotsinkielisen Taiteiden yö -tapahtuman järjestäjän käyttämiin menetelmiin. Työssä vastataan myös siihen, minkä tekijöiden pitäisi sisältyä tapahtuman suunnitteluvaiheeseen ja noudattaako Turun ruotsinkielisen Taiteiden yö -tapahtuman suunnittelu tapahtumasuunnittelun teoreettisia viitekehyksiä.

Tutkimuksen tulokset osoittavat, että järjestäjä ei suunnittelussaan noudata teoreettisia viitekehyksiä. Tuloksen sekä teorian perusteella laaditaan kehitysehdotus joka voisi helpottaa suunnittelua tulevina vuosina.

To arrange big events requires resources in terms of people, spaces, material and money. There are different phases in the planning, in execution and valuation, if the arranger skips parts of these phases the final results can be significantly worse than planned.

The night of the arts is a traditional event that they organize around Finland, where all ages of people can enjoy culture, literature and art programs, and gain new experiences. In general events plays an important role in the society where the daily life, with work and effort comes together in a culture event.

The purpose of the project was to examine and document the process around the planning of the night of the arts in Swedish, in Turku 2015. For data collection did I use qualitative research method of observation, and interview as supplement. In the examine I compared theoretical methods in event planning with the methods organizer for the Night of the Arts in Swedish in Turku used in planning for 2015. This work also answers what factors should be included in the planning of an event and if the planning for the Night of the Arts in Swedish in Turku follows the theoretical framework surrounding the event planning.

As a result I did came to that ÅBO IFKs planning did not follow the theoretical frames. Based on my observations and theory I performed a development proposal that could help to proceed more easily in the planning for the next years.