Varastotasojen optimointi ostotoimintojen näkökulmasta

Abstract

Opinnäytetyön kohdeorganisaatio on suuri kansainvälinen valmistavan teollisuuden yritys. Yrityksen toimintoja on jaettu markkina-alueisiin ja divisiooniin. Tämä opinnäytetyö on tehty divisioonalle, joka valmistaa työlaitteita. Työ käsittelee varastotasojen optimointia ja hallintaa ostotoimintojen näkökulmasta pohtien kustannusten ja saatavuuden välistä vastakkainasettelua. Näiden kahden asian välille pyritään löytämään tasapaino. Haluttu palvelutaso tulee pystyä ylläpitämään kuitenkin halliten varastoinnista syntyviä kustannuksia.

Työssä käsiteltiin työlaitteiden valmistukseen käytettävien komponenttien suoria ostoja. Kohdeorganisaatiossa koettiin, että vanha malli toimia ei synnytä haluttua lopputulosta. Nähtiin, että ongelmia syntyy varastotasojen perustelemattomuudesta. Vaatimuksiin varaston arvon pienentämisestä ei pystytä vastaamaan. Lisäksi nähtiin, että nykyinen toimintamalli on työläs – oston malli toimia varastotasojen optimoinniksi perustuu vahvasti työntekijöiden kokemukseen ja työn manuaalisuuteen. Ydinongelmaksi koettiin varmuusvarastotasojen määrittely sekä kysynnän ennustamisen elementin hallinta.

Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena konstruktiivisen tutkimuksen piirtein. Työssä hyödynnettiin tutkimusmenetelminä teemahaastatteluja kohdedivisioonaan. Tämän lisäksi suoritettiin benchmarkingia tekemällä haastatteluja teemahaastattelun periaattein kahteen muuhun divisioonaan kohdeorganisaatiossa. Tutkimusta täydensi dokumenttianalyysi.

Opinnäytetyössä luotiin kohdeorganisaation ostolle kehitysehdotuksia varastotasojen optimoinniksi. Toimintaan haettiin läpinäkyvyyttä ja varastotasoille perusteltavuutta luomalla ostolle ehdotus uudeksi toimintamalliksi. Uuden toimintamallin ehdotuksen mukaan kohdeorganisaatio pystyy optimoimaan varastotasot sille tasolle, mikä palvelee organisaation toimintoja ja ylätason strategiaa.

Kuten monissa yrityksissä, myös kohdedivisioonassa toimintaa hankaloittaa kompleksinen toimintaympäristö. Kysynnän ennustaminen on haastavaa nopeasti muuttuvissa tilanteissa. Kohdeorganisaatiolle luodut kehitysehdotukset ja ehdotus uudeksi toimintamalliksi tuovat varastotasot tarpeeksi hyvälle tasolle pohtien kustannusten ja saatavuuden hyötysuhdetta. Uuden toimintamallin ehdotus luo haastavassa ympäristössä tarpeeksi hyvän tuloksen varastotasojen optimoinniksi niin, että varaston arvo pidetään mahdollisimman alhaisena, mutta palvelutaso korkealla samalla pitäen manuaalisen työn osuus mahdollisimman pienenä.

The target organization for this thesis is a large international company that operates in manufacturing industry. Its operations have been divided into different market areas and divisions. Thesis was conducted for a division which manufactures work machines. It discusses controlling and optimizing stock levels from the purchasing operations’ point of view. The never-ending conflict between costs and availability is pondered – balance between these two should be found. The company needs to be able to maintain the wanted service level while controlling the costs related to operations and stock keeping.

This thesis discusses the direct purchases and components which are needed to build the work machines. The target organization had experience of the old way of working, not being suitable and not delivering the wanted results. It didn’t result in stock levels which served the company’s functions. It was seen that not being able to justify the stock levels was a problem. Target division is unable to give reasons and explain why the stock levels need to be there where they are. In addition, the current way of working was seen as burdensome – this way of working is based on the workers’ own experience and manual work. The core issue was seen in defining safety stock levels and managing the element of forecasting.

Research was conducted as a case study with features from constructive research. Utilized research methods included theme interviews to the target division, and theme interviews to two benchmarking divisions were held as well. Document analysis supplemented the study.

As a result, development proposals were made to optimize the stock levels. Transparency to purchasing operations and justification for kept stock levels were found from a proposed new working model. With this new working model, the target organization is able to optimize the stock levels so that it serves the company and its strategy.

Like in many companies, also target company’s activities are hurdled by the complexity of environment. Forecasting is challenging in a fast-paced environment. The development proposals, and the proposal for the new model of work, are creating a situation in which stock levels are at a level which is considered as good enough. In a challenging environment stock levels are optimized by keeping the stock’s value as low as possible while keeping service level high and minimizing manual work.