Työaikataulujen yhteensovittaminen useiden eri asiantuntijaorganisaatioiden kesken

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää aikataulujen hallintaan ja töiden yhteensovittamiseen liittyviä haasteita moniorganisatorisessa toimintaympäristössä, sekä kehittää keinoja näiden haasteiden vähentämiseksi. Tutkimus toteutettiin teollisuusyrityksessä, jossa useat yrityksen sisäiset asiantuntijaorganisaatiot vastaavat yhteisen pääprosessin ylläpidosta. Vaikka organisaatioilla on käytössään omat aikataulut ja säännöllisiä suunnittelupalavereja, työssä havaittiin toistuvia aikataulullisia ristiriitoja, erityisesti yhteisten tilojen, laitteiden ja resurssien käytössä.

Tutkimus toteutettiin kyselytutkimuksena, joka kohdistettiin eri organisaatioiden vastuuhenkilöille. Kyselylomake laadittiin teoreettisen viitekehyksen pohjalta ja sen avulla kartoitettiin organisaatioiden aikataulusuunnittelun käytäntöjä, tiedonkulkua, resurssien hallintaa, sekä koettuja aikatauluihin liittyviä ongelmia. Tulosten analyysi osoitti, että aikataulujen hallinta on pääosin hyvin organisoitua organisaatioiden sisällä, mutta organisaatioiden välinen koordinointi on puutteellista. Suurimmat ongelmat liittyvät puutteelliseen läpinäkyvyyteen muiden organisaatioiden aikatauluihin, töiden priorisoinnin puuttumiseen, sekä aikataulumuutoksista tiedottamisen viivästymiseen tai puuttumiseen.

Tutkimuksen tulosten perusteella keskeiseksi kehittämiskohteeksi nousi yhteisen kokonaisaikataulun tarve. Työssä kehitettiin esimerkkiratkaisuna työkalu, jossa Microsoft Projectin aikataulunäkymät yhdistetään Microsoft Excelin laskenta- ja analysointiominaisuuksiin. Ratkaisun avulla voidaan tunnistaa ennakoidusti resurssien ylikuormitukset ja aikataululliset ristiriidat, mikä mahdollistaa töiden priorisoinnin ja resurssien uudelleenallokoinnin ennen ongelmien realisoitumista. Tutkimuksessa todettiin kuitenkin, että kokonaisaikataulun toimivuus edellyttää selkeitä pelisääntöjä, riittävää tiedonkulkua, sekä vastuun määrittelyä aikataulun ylläpidolle. Tutkimus tarjoaa kohdeyritykselle käytännönläheisen kehittämisehdotuksen aikataulujen hallinnan parantamiseksi, sekä lisää ymmärrystä moniorganisatorisen työn koordinoinnin haasteista.