Projektiseurannan toteutus suunnittelutoimistossa

Abstract

Työelämän digitalisoituminen edellyttää uudenlaisia työkaluja ja osaamista. Digitaaliset ratkaisut ovat keskeisessä roolissa tiedonhallinnan, reaaliaikaisen yhteistyön ja projektien seurannan tehostamisessa. Tarvitaan aiempaa enemmän uusia ja räätälöityjä ratkaisuja, jotka vastaavat eri toimialojen ja työyhteisöjen erityistarpeisiin.

Projektiliiketoimintaa harjoittavassa suunnitteluyrityksessä tehokas projektiseuranta on tärkeässä roolissa aikataulujen, resurssien, kustannusten ja riskien hallinnassa. Digitaaliset työkalut, kuten BI-järjestelmät ja projektinhallintaohjelmistot, mahdollistavat tarkemman ja ajantasaisemman tiedon hyödyntämisen päätöksenteon tukena.

Tässä opinnäytetyössä tarkastellaan projektiseurannan nykykäytäntöjä ja tiedontarpeita suomalaisessa suunnittelu- ja insinööritoimistossa. Tutkimuksen tavoitteena on kartoittaa projektiseurannan nykyiset käytännöt, ja tietotarpeet uudelle projektiseurantajärjestelmälle. Tutkimusaineisto kerättiin teemahaastattelujen avulla ja analysoitiin temaattisella analyysillä.

Projektiseurannan nykytilanne on epäyhtenäinen ja vaihteleva. Projektitiedon hajanaisuus, epäyhtenäiset projektiseurantakäytännöt ja seurannan epäsäännöllisyys ovat kohdeyrityksen projektiseurannan keskeisiä haasteita. Yhtenäisten projektiseurantakäytäntöjen puuttuminen, tiedon pirstaloituminen eri järjestelmiin ja epäsäännöllisyys hankaloittavat projektien tilanteen kokonaiskuvan hahmottamista.

Tutkimus osoittaa, että tutkimuksen kohteena olevassa suunnittelutoimistossa on tarve projektiseurannan yhtenäistämiselle ja visuaalisesti selkeälle projektiseurannan työkalulle, joka tukee sekä operatiivista johtamista että strategista päätöksentekoa. Yrityksessä jo osittain käytössä oleva Microsoft Power BI -järjestelmä tarjoaa tähän kustannustehokkaan ja joustavan ratkaisun. Jatkokehityksessä korostuvat käyttäjien osallistaminen, tekoälyn hyödyntäminen ja jatkuva parantaminen.