MUISTIOTOSITTEIDEN KÄSITTELYN KEHITTÄMINEN : Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon

Abstract

Tämän opinnäytetyön kehittämistehtävänä on selvittää ja esittää parannusehdotuksia Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen asiakasvirastojen muistiotositteiden käsittelyyn. Tutkimuksen ta-voitteena on esittää prosessien parannus- ja toimenpide-ehdotuksia muistiotositteiden kappalemäärien vähentämiseksi. Muistiotositemäärien vähentämisen lisäksi myös muistiotositteisiin käytettyä työaikaa halutaan vähentää. Lähestymistapana oli tapaustutkimus, jonka tuloksia voidaan käyttää toiminnan ke-hittämisen suunniteluun. Työn teoriataustana on muistiotositteisiin liittyvä lainsäädäntö ja muu normisto.

Ensin vaadittiin laaja alkukartoitus nykytilan selvittämiseksi. Määrällisen tutkimuksen tavoitteena oli sel-vittää muistiotositteiden sisältöä ja kappalemääriä. Tämän muistiotositeanalyysin jälkeen haastattelutut-kimuksena toteutetun laadullisen tutkimuksen tavoitteena oli löytää konkreettisia keinoja parantaa toimin-tatapoja ja samalla vähentää muistiotositteita ja niiden käsittelyyn käytettyä aikaa kokonaisuudessaan.

Alkukartoitus vahvisti ennakkokäsitystä kirjanpitäjien töiden kasaantumisesta tilinpäätösaikaan. Tutki-mustuloksissa yllättävää olivat muistiotositteiden suuri määrä ja niiden käsittelystä aiheutuvien arvioitu-jen kustannusten korkea taso. Haastattelututkimuksen tulokset osoittavat, että prosessien ja toimintatapo-jen kehittämisellä pystyttäisiin vaikuttamaan muistiotositteiden määrään.

Toimintatapojen ja prosessien kehittämisen suunnittelussa pitäisi painottaa kokonaistehokkuuden lisää-mistä korostamalla asiakaslähtöisyyttä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen toimin-nassa. Lean-ajattelun ja siihen kuuluvien menetelmien avulla voitaisiin prosesseja tehostaa ja virtaviivais-taa. Johtopäätöksissä esitetään myös yksittäisiä toimenpiteitä muistiotositteiden vähentämiseksi.

The development task of this thesis was to investigate and present reform proposals for the Finnish Gov-ernment Shared Services Centre for Finance and HR’s process of handling repair vouchers. The goal of the study was to present process improvement proposals in order to reduce the quantity of the repair vouchers as well as to decrease the working hours it takes to handle the repair vouchers. The work was carried out as a case study and the results can be used in planning of the operational development. The legislation and norms of the repair vouchers were used as the background theory in the study.

Initially a comprehensive quantitative research survey was carried out in order to determine the present state. The goal was to determine and analyse the quantity and the content of the repair vouchers. After analysing the results of the quantitative research, a qualitative research interview was carried out. The objective of the interview study was to find concrete methods to improve procedures of work and to reduce the repair voucher quantity along with decreasing the working hours it takes to handle the vouchers.

The initial survey confirmed the preconceptions that the accountants were overloaded with work during the time of financial statements. A surprising result of the survey research was the large quantity of the repair vouchers and the estimated high cost level of the repair voucher handling process. The results of the interview study show that the quantity of the repair vouchers could be reduced with the development of the processes and procedures of work.

The planning of the procedures and process development should emphasise increasing the overall efficien-cy by focusing on customer-orientated thinking in the everyday operations of The Finnish Government Shared Services Centre for Finance and HR. The processes could further be intensified and streamlined by implementing the methods of Lean Thinking. The Conclusion of the thesis also introduces individual steps to reduce the quantity of the repair vouchers.