Sähköisen viranomaislomakkeen kirjaamisprosessin automatisointi UiPathilla

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli luoda ratkaisu, joka automatisoi turvalomakkeen kirjaamisprosessin. Työn toimeksiantajana toimi Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto, Valvira. Kehittämisongelmana oli selvittää, miten valittu turvalomakeprosessi voidaan automatisoida ohjelmistorobotiikalla siten, että se vastaa manuaalista kirjaamisprosessia, valittu automaatiotyökalu on helppokäyttöinen ja valmis ratkaisu voidaan tarvittaessa siirtää suoraan loppukäyttäjille.

Työ toteutettiin kehittämistutkimuksena. Teoriaosuudessa tarkasteltiin ohjelmistorobotiikan käsitettä, sen hyödyntämistä prosessien tehostamisessa erityisesti julkishallinnossa sekä siihen liittyviä hyötyjä, haasteita ja huomioon otettavia tekijöitä. Lisäksi teoriaosuudessa tarkasteltiin UiPathia työkaluna, mikä perusteli sen valinnan toteutustyökaluksi. Turvalomakeprosessin nykytilaa kartoitettiin teemahaastatteluiden, prosessihavainnoinnin ja dokumenttianalyysin avulla, mikä tuotti kokonaiskuvan prosessin kulusta ja automaatiomahdollisuuksista.

Tutkimustiedon pohjalta suunniteltiin, kehitettiin ja testattiin toimeksiantajan tarpeeseen vastaava automaatioratkaisu UiPathilla. Työn tuloksena syntyi automaatioprototyyppi, joka käsittelee turvalomakkeen manuaalisen prosessin mukaisesti ja poimii siitä tarvittavat tiedot asianhallintajärjestelmään syöttämistä varten. Ratkaisun kehityksessä huomioitiin olemassa olevat toimintamallit sekä käytössä oleva järjestelmäympäristö, jotta automaatio olisi mahdollisimman luotettava.

Automaation keskeisiä hyötyjä ovat työtehon kasvu, virhealttiiden vaiheiden väheneminen, käsittelykapasiteetin kasvu sekä prosessin ennustettavuuden parantuminen, mikä lisää myös tietoturvaa. Ratkaisun rajoituksena on riippuvuus turvalomakkeen rakenteesta ja asianhallintajärjestelmän käyttöliittymästä, mikä edellyttää päivityksiä automaatioon järjestelmämuutosten yhteydessä.

Tulokset osoittavat, että UiPath soveltuu Valviran turvalomakeprosessien automatisointiin ja mahdollistaa käytännöllisen sekä helposti käyttöönotettavan ratkaisun ilman laajoja järjestelmäintegraatioita. Kehitetty prototyyppi tarjoaa toimivan pohjan ratkaisun jatkokehittämiselle. Tulevaisuudessa ratkaisua voidaan hyödyntää myös muissa vastaavissa hallinnollisissa prosesseissa.

Asiasanat: julkishallinto, ohjelmistorobotiikka, prosessiautomaatio, turvalomake, UiPath

The aim of this thesis was to develop a solution to automate the registration process of a security form. The commissioning organization was the Finnish National Supervisory Authority for Welfare and Health, Valvira. The development problem focused on how the form process could be automated using robotic process automation (RPA) so that it would imitate the manual workflow, the chosen automation tool would be user-friendly, and the final solution could be deployed directly to end users.

The study was conducted as development research. The theoretical part examined the concept of RPA, its use in improving process efficiency, particularly in the public sector and related benefits, challenges, and considerations. UiPath was discussed as a development tool, justifying its selection. The current process was surveyed through thematic interviews, process observation, and document analysis, providing a comprehensive understanding of the workflow and automation opportunities.

Based on the findings, an automation solution was designed, developed and tested in UiPath. The result was a prototype robot to follow the manual registration process and to extract the necessary information for input into the case management system. The solution was developed to reflect real operational requirements and to ensure compatibility with existing systems.

Key benefits of the automation include increased work efficiency, reduced error-prone steps, higher processing capacity and improved predictability, which also enhances data security. Limitations relate to dependency on the form’s structure and the case management system interface. This requires updates to the automation solution whenever changes occur in the underlying systems.

The results show that UiPath is suitable for automating Valvira’s security form processes, enabling a practical and controlled solution without extensive system integration. The developed prototype provides a functional foundation for further development. In the future, the solution can also be utilized in other similar administrative processes.

Keywords: public administration, process automation, robotic process automation, security form, UiPath