Työajan kirjaamisen kehittäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää työajan kirjaamisen prosessia asiantuntijaorganisaatiossa. Kohdeorganisaatio pysyy työssä nimettömänä. Organisaatiossa työaikaa kirjataan toiminnanohjausjärjestelmään, jonne kirjataan päivittäin tarkalla tasolla, mitä työtehtäviä on tehty milloinkin. Tyypillisesti päivän aikana tehdään työtehtäviä usealle asiakkaalle. Kirjauksista siirtyy myös tietoa laskutukseen, joten on tärkeää, että tavat tehdä työajan kirjauksia ovat yhtenäiset ja ohjeiden mukaiset. Organisaation sisällä yhdessä tiimissä tunnistettiin, että nykyisessä prosessissa tietyt virheet toistuvat säännöllisesti. Virheiden korjaukset aiheuttavat manuaalista lisätyötä. Ongelmien ratkaisemiseksi nousi tarve tarkastella nykyistä työajan kirjaamisen prosessia tarkemmin.

Opinnäytetyön tietoperustassa käsitellään toiminnanohjausjärjestelmiä, toiminnanohjausta asiantuntijatyössä sekä tiedolla johtamista. Tiedolla johtamisen käsittely on rajattu tiedon laadun merkitykseen sekä tiedon hyödyntämiseen liiketoiminnassa. Tutkimusosion aineisto kerättiin määrällisellä Webropol-kyselyllä. Kysely kohdistettiin organisaation yhdelle tiimille.

Kyselyn avulla saatiin kartoitettua tiimissä usein toistuvat ongelmat, joita työajan kirjaamiseen liittyy. Ongelmien ratkaisemiseksi ehdotettiin, että työajan kirjaamisen käytännöt olisi hyvä kerrata, jotta kaikilla on sama ymmärrys kirjaamisen vaikutuksista.

The purpose of this thesis was to improve the work time tracking process in an expert organization. The subject organization of this study remains anonymous. In the organization, working hours are tracked in an enterprise resource planning system (ERP). The employees track their tasks daily in the system to see which work tasks have been performed and when. Typically work is done for several clients during one day. The tracked data from the ERP system is also transferred to billing, so it is important that work time tracking practices are consistent and in accordance with the organization’s instructions. Within one team in the organization, it was identified that certain errors in the current process occur repeatedly. Correcting these errors requires additional manual work. To address these issues, a need arose to examine the current work time tracking process more closely.

The theoretical framework of this thesis discussed ERP systems, operational management in expert level work and knowledge-based management. The discussion of knowledge-based management was limited to the importance of data quality and the utilization of data in business operations.

The data for the research part was collected through a quantitative Webropol survey. The survey was targeted at one team within the organization. The survey highlighted frequently repeated errors concerning work time tracking practices. To address these errors, it was suggested that work time tracking practices should be reviewed.

As a result, every team member would have the same understanding of the effects of tracking.