Microsoft 365 Copilot -tekoälyn hyödyntäminen asiantuntijatyössä : case Copilot-tekoälyn hyödyntäminen kuntasektorin organisaatiossa

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli tarkastella generatiivista tekoälyä edustavan Microsoft 365 Copilotin hyödyntämismahdollisuuksia julkisen organisaation asiantuntijatyössä. Tutkimus toteutettiin Helsingin seudun ympäristöpalvelut -kuntayhtymässä, joka vastaa pääkaupunkiseudulla yli miljoonan asukkaan vesi- ja jätehuoltopalveluista. Lisäksi HSY:ssä tuotetaan ympäristötietoa asukkaiden, organisaatioiden ja yritysten käyttöön. Opinnäytetyössä keskityttiin Copilotin varhaisiin käyttökokemuksiin sekä siihen, millaisia hyötyjä ja kehittämistarpeita tekoälyn käyttöönottoon liittyy HSY:n asiantuntijatyössä.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena teemahaastattelujen avulla. Haastatteluihin osallistui eri tehtävissä ja rooleissa toimivia asiantuntijoita organisaation eri yksiköistä. Aineisto analysoitiin luokittelemalla eri hyödyntämistapauksia. Kirjallisuuskatsauksessa käsitellään ajankohtaista kirjallisuutta ja tutkimusta tekoälystä, generatiivisista kielimalleista sekä tekoälyn vaikutuksista työelämään.

Tulosten perusteella Copilotia hyödynnettiin erityisesti ideointiin, tekstien tuottamiseen ja muokkaamiseen, tiedon tiivistämiseen, kielenkääntämiseen, tekniseen tukeen sekä analysointiin.

Haastatteluaineisto osoitti, että tekoälyn koettu hyödyllisyys on yhteydessä käyttäjän omaan aktiivisuuteen ja perehtyneisyyteen sekä Copilotin käyttöaikaan viikkotasolla. Keskeinen haastetekoälyn hyödyntämisessä oli vielä tässä vaiheessa uusien työtapojen omaksuminen. Työntekijöillä ei vielä ollut rutiinia tekoälyn käytössä omassa työarjessaan. Tämä viittaa tarpeeseen muuttaa ajattelumalleja ja työkulttuuria siten, että tekoäly nähdään luontevana osana työn tekemistä.

Opinnäytetyössä tunnistettiin myös muita tekoälyn hyödyntämisen esteitä, kuten kokoavan tekoälystrategian puute, datan laatuun ja hajanaisuuteen liittyvät haasteet sekä osaamisvajeet. Lisäksi huomioitiin tekoälyn käytön ympäristövaikutukset ja niiden suhde organisaation hiilineutraaliustavoitteisiin, mikä korostaa hyötyjen systemaattisen mittaamisen merkitystä.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, että Microsoft 365 Copilot tarjoaa monia mahdollisuuksia asiantuntijatyön tehostamiseen ja työn sujuvoittamiseen, mutta sen laajamittainen hyödyntäminen edellyttää strategista ohjausta, osaamisen kehittämistä sekä prosessien uudistamista. Tekoäly näyttäytyy ennen kaikkea asiantuntijatyötä tukevana välineenä, joka tarjoaa uudenlaista apua laajojen aineistojen käsittelyssä ja tuottamisessa, mutta myös teknisenä konsulttina ja kielenkääntäjänä.

Työn kehittämisehdotuksissa korostetaan tekoälyn integroimista osaksi organisaation ydinprosesseja, Copilotin käytön tukemista muutosjohtamisella, koulutuksella ja viestinnällä sekä datan laadun systemaattista kehittämistä. Lisäksi esitetään jatkotutkimustarpeita liittyen tekoälyn hyödyntämiseen johtoryhmätyöskentelyssä, työhyvinvoinnin tukena sekä organisaation prosessien uudistamisessa.

The aim of this thesis was to examine the utilization potential of Microsoft 365 Copilot, a generative artificial intelligence tool, in expert work within a public-sector organization. The study was conducted at Helsinki Region Environmental Services Authority HSY, which provides water and waste management services to more than one million residents in the Helsinki metropolitan area and produces environmental information for residents, organizations, and businesses. The thesis focused on early user experiences with Copilot and on identifying both the benefits and development needs related to the adoption of artificial intelligence in knowledge work.

The study was carried out as a qualitative research project using semi-structured thematic interviews. Participants included knowledge workers from different units and roles across the organization. The data were analyzed through thematic analysis, identifying various use cases for Copilot. In addition, the thesis drew on recent literature and research on artificial intelligence, generative language models, and the impacts of AI on working life.

Based on the results, Copilot was primarily used for ideation, text creation and editing, information summarization, language translation, technical support, and documentation. The interview data indicated that the perceived usefulness of AI is linked to the user’s level of engagement and familiarity with the tool. At this stage, a key challenge in AI utilization was the adoption of new working practices, as employees had not yet developed routines for integrating AI into their everyday work. This highlights the need to reshape mindsets and work culture so that AI is perceived as a natural part of daily work processes.

The study also identified additional barriers to effective AI utilization, including the lack of a cohesive AI strategy, challenges related to data quality and fragmentation, and skills gaps. Furthermore, the environmental impacts of AI usage and their relationship to the organization’s carbon neutrality goals were considered, emphasizing the importance of systematically measuring the benefits of AI adoption. The conclusions suggest that Microsoft 365 Copilot offers opportunities to improve efficiency and streamline knowledge work. However, realizing its full potential requires strategic guidance, continuous skills development, and the redesign of organizational processes. AI is primarily perceived as a supportive tool for knowledge work, providing new ways to process and produce large volumes of information, while also serving as a technical assistant and language translator.

The development recommendations emphasize integrating AI into core organizational operations, supporting Copilot adoption through change management, training and communication as well as systematically improving data quality. Furthermore, the thesis proposes future research topics related to the use of AI in executive decision-making, supporting employee well-being, and renewing organizational processes.