Uuden asiakas- ja tilausjärjestelmän käyttöönoton vaikutukset

Abstract

Organisaatioissa tehtävät järjestelmäintegraatiot ovat laajoja muutosprosesseja, jotka vaikuttavat sekä teknisiin prosesseihin että henkilöstön arkeen. Tutkimuksessa tarkasteltiin uuden asiakas- ja tilausjärjestelmän käyttöönoton vaikutuksia toimeksiantajaorganisaatiossa. Tarkoituksena oli selvittää, millaisia odotuksia järjestelmälle asetettiin ja miten niihin vastattiin, miten käyttöönotto vaikutti organisaation prosesseihin ja työn sujuvuuteen, miten henkilöstöä osallistettiin, sitoutettiin ja tuettiin muutoksen aikana sekä millaisia onnistumisia ja jatkokehitystarpeita käyttöönotossa tunnistettiin. Tavoitteena oli muodostaa kokonaisvaltainen kuva järjestelmäuudistuksen vaikutuksista ja tuottaa organisaatiolle tietoa järjestelmän ja muutosprosessien jatkokehitystä varten. Tutkimus toteutettiin monimenetelmällisesti asiantuntijahaastatteluiden ja henkilöstökyselyn avulla. Haastatteluilla kerättiin tietoa järjestelmänuudistuksen toteutuksesta ja kyselyllä kartoitettiin loppukäyttäjien kokemuksia järjestelmän käytöstä ja muutoksen onnistumisesta. Aineisto analysoitiin laadullisen ja määrällisen analyysin menetelmiä käyttäen ja tuloksia verrattiin järjestelmäintegraation sekä muutosjohtamisen teoriaan. Tulosten perusteella uusi asiakas- ja tilausjärjestelmä vastasi pääosin sille asetettuihin odotuksiin. Erityisesti tiedon keskittäminen, prosessien selkeytyminen ja työtehtävien sujuvoittaminen koettiin parantuneen uuden järjestelmän myötä. Järjestelmä nopeutti laskutusta, raportointia ja tiedonhakua sekä vähensi päällekkäisiä manuaalisia työvaiheita. Järjestelmä koettiin pääosin hyödylliseksi ja työntekoa tukevaksi, mutta viestinnässä, koulutuksen kohdentamisessa ja tasaisemmassa osallistamisessa havaittiin kehittämistarpeita. Johtopäätöksenä järjestelmäuudistus onnistui kokonaisuutena hyvin, vaikka kaikki toiminnallisuudet eivät olleet tutkimushetkellä vielä käytössä. Onnistunut käyttöönotto edellytti toimivien teknisten ratkaisujen lisäksi myös henkilöstöä tukevaa muutosjohtamista. Tutkimuksen tuloksia voidaan hyödyntää toimeksiantajaorganisaation järjestelmän jatkokehityksessä sekä tulevien muutosprosessien suunnittelussa.