Julkisen tarjousprosessin alkuvaiheen kehittäminen generatiivisella tekoälyllä : sovellus kickoff-esitysten automaattiseen tuottamiseen

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Solita Oy. Työn tarkoituksena oli tehostaa yrityksen Public Business -tiimin tarjousprosessin alkuvaihetta ja vähentää asiantuntijoiden manuaalista työmäärää julkisten kilpailutusten käsittelyssä. Tavoitteena oli suunnitella ja toteuttaa generatiivista tekoälyä hyödyntävä sovellus, joka automatisoi laajoista tarjouspyyntöaineistoista koostettavan aloitusmateriaalin eli kickoff-esityksen luomisen.

Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena kehittämistyönä. Ratkaisuksi rakennettiin selainpohjainen sovellus, joka hakee tarjousdokumentit Tarjouspalvelusta selainautomaation avulla, analysoi aineistot kielimallilla ja tuottaa niistä tiivistetyn PowerPoint-esityksen.

Työn tuloksena syntyi toimiva prototyyppi, joka kykenee muodostamaan laajasta aineistosta kickoff-esityksen automatisoidusti. Sovelluksen keskeinen ominaisuus on kielimallin ajatteluprosessin taltiointi, joka lisää kielimallin tuottaman sisällön tarkasteltavuutta ja tukee asiantuntijan tekemää laadunvarmistusta. Sovellusta ei ehditty ottaa tuotantokäyttöön, joten toiminnallisten hyötyjen toteutumista ei tässä työssä voitu mitata käytännön työympäristössä.

Jatkokehitysehdotuksina työssä esitettiin sovelluksen integroimista organisaation dokumenttienhallintajärjestelmään sekä toimittajariippuvuuden välttämistä käyttämällä erillistä kielimallien välityspalvelinta. Kehitetty ratkaisu soveltuu tarjousprosessin alkuvaiheen automatisoinnin tueksi, mutta sen käytännön toimivuus voidaan varmistaa vasta jatkokehityksen ja laajemman käyttöönoton jälkeen.

The primary objective of the thesis was to streamline the initial phase of the public procurement sales process, which currently involves significant manual effort in analyzing and summarizing tender documents. The purpose was to design and implement a software solution utilizing Generative AI to automate the creation of kickoff presentations used for internal project evaluation. The commissioner of this thesis was Solita Oy.

The study was conducted as a functional thesis. The resulting solution is a web-based application that retrieves tender documents from Tarjouspalvelu using browser automation and generates summarized PowerPoint presentations.

The project produced a functioning prototype capable of processing tender documents and generating structured PowerPoint presentations within minutes. A key feature of the application is the recording of the language model’s Chain of Thought process, which enhances transparency and helps in the verification of the data for the experts using the tool. The thesis demonstrates that Generative AI can increase efficiency in document-intensive sales processes, but its practical functionality can only be verified after further development and wider implementation. Future development suggestions include integration with document management system and implementing a proxy server for model independence.