Tutkimustyö tapahtuman järjestämisen prosesseista

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kartoittaa Suomen Ladun jäsenyhdistysten polkujuoksutapahtumien suunnitteluprosesseja ja löytää menetelmiä, joilla voidaan tukea vapaaehtoisten polkujuoksuohjaajien toimintaa ympäri Suomea. Suomen Latu panostaa vuonna 2026 polkujuoksutoiminnan kehittämiseen, jolloin toiminnan nykytilan tarkastelun kehittämisen merkitys korostui. Opinnäytetyössä selvitettiin, minkälaisia toimintatapoja eri puolella Suomea jäsenyhdistyksissä on tällä hetkellä ja koottiin niiden pohjalta ohjaajille suunnattu tapahtumasuunnitteluntukimateriaali sekä kehitysehdotuksia toimeksiantajalle.

Teoreettinen viitekehys muodostui tapahtumasuunnittelun avainkäsitteistä sekä palvelumuotoilun teoriasta. Tapahtumasuunnittelua käsittelevä teoria avasi prosessin eri vaiheet sekä määritteli ne keskeiset edellytykset, joita onnistuneen tapahtuman toteuttaminen vaatii. Palvelumuotoilumenetelmiä hyödynnettiin näiden teoreettisten vaiheiden visualisointiin ja jäsentämiseen, mikä mahdollisti jäsenyhdistyksien erilaisten toimintatapojen vertailun.

Opinnäytetyössä käytettiin laadullista eli kvalitatiivista tutkimusmenetelmää, jonka lähestymistapana oli tapaustutkimus. Aineistoa kerättiin puolistrukturoiduilla teemahaastatteluilla. Haastatteluaineisto analysointiin Service Blueprint -työkalulla, jossa tulokset asetettiin tapahtumasuunnitteluprosessin mukaiseen järjestykseen. Empiiristä aineistoa verrattiin teoreettiseen viitekehykseen kehityskohteiden tunnistamiseksi.

Opinnäytetyö antaa kattavan kuvan jäsenyhdistysten nykyisistä toimintatavoista ja tapahtumajärjestelyjen kehityskohteista. Havainnot konkretisoitiin jäsenyhdistyksille suunnatuksi tapahtumasuunnittelun tukimateriaaliksi, jota voidaan hyödyntää muissakin ulkoilulajeissa. Lisäksi toimeksiantaja sai ehdotuksia, miten voisi tukea jäsenyhdistyksiä jatkossa. Tutkimus osoitti, että vakiintuneet rutiinit, vahva vapaaehtoisten välinen yhteistyö sekä jatkuva kehittäminen sujuvoittavat työtä ja varmistavat tapahtumien onnistumisen.

Asiasanat: tapahtumasuunnittelu, palvelumuotoilu, vapaaehtoistoiminta, polkujuoksu

Successful event production not only makes positive impacts on the attendees but also serves as a motivational factor for the volunteers involved in the process. Suomen Latu (The Outdoor Association of Finland) promotes the wellbeing of the Finnish population by providing diverse outdoor activities across the country in outdoors. Within its member associations, volunteers organize weekly trail running events based on operational models that have been refined over years of in local member associations. The objective of this thesis was to establish a solid groundwork for event planning and to research different member associations to identify effective working methods and areas where volunteers require additional support.

The theoretical framework indicates that systematic event planning is based on a chronological structure where phases follow one another to ensure the successful execution of the event. By following these established steps and actively analyzing the needs and wishes of the attendees, organizers can ensure a high.quality participant experience. The theory emphasizes that understanding the planning cycle is fundamental to transforming a vision into a safe and engaging outdoor event.

The study was conducted as a qualitative research, utilizing semi-structured interviews with nine volunteer instructors from various member associations across the country. The data was analysed using a Service Blueprint tool to visualize the planning process and to identify best practices. This methodological approach allowed for detailed comparison between the empirical findings and the theoretical models of service design and event management.

The results showed that a robust event planning structure, seamless collaboration between volunteers and an emphatical way to get in touch with people are the primary keys to success. When an event is well planned and documented, it becomes a scalable concept that can be duplicated for various events and locations.

By providing volunteers with structured tools and support materials and co-events, the commissioner can foster a more sustainable and supportive environment for volunteer work. The findings of this thesis offer practical solutions and inspiration for enhancing trail running events and are also applicable to other outdoor events within the organization`s work.

Keywords: event planning, service design, volunteer work, trail running