Tekoälyosaamisen kartoitus Ylöjärven kaupungin hallinnossa ja mahdollisen lisäkoulutuksen tarpeen arviointi

Abstract

Tämän opinnäytetyön taustalla oli generatiivisen tekoälyn nopea yleistyminen julkishallinnon asiantuntija- ja hallintotyössä sekä tarve ymmärtää henkilöstön tekoälyosaamisen nykytilaa. Ylöjärven kaupungin hallinnossa on käytössä Microsoft 365 Copilot -ympäristö, joka tarjoaa uusia mahdollisuuksia työn tehostamiseen, mutta sen hyödyntäminen edellyttää riittävää osaamista, selkeitä toimintamalleja sekä tietoturvan ja tietosuojan huomioimista.

Opinnäytetyön tavoitteena oli kartoittaa Ylöjärven kaupungin hallinnossa asiantuntija-, hallinto- ja esihenkilötehtävissä toimivien henkilöiden tekoälyosaamisen tasoa, Copilot-työkalujen käyttöä sekä koettuja lisäkoulutustarpeita. Tarkoituksena oli tuottaa tietoa, joka tukee tekoälyn hallittua ja vastuullista käyttöönottoa organisaatiossa sekä kehittää toimeksiantajalle tietoturva- ja tietosuoja-aiheinen huonetaulu tutkimustulosten pohjalta. Työ toteutettiin toiminnallisena ja tutkimuksellisena opinnäytetyönä, ja keskeisenä tiedonke-ruumenetelmänä käytettiin anonyymia sähköistä kyselyä, joka kohdistettiin kaupungin hallinnossa työskentelevälle henkilöstölle.

Tutkimustulosten perusteella Copilotin käyttö oli yleistä, mutta painottui pääosin satunnaiseen hyödyntämiseen. Työkalua käytettiin erityisesti tiedonhakuun, tekstin tuottamiseen sekä ideointiin, kun taas systemaattinen ja prosessimainen käyttö oli vähäisempää. Vastaajien itsearvioitu tekoälyosaaminen sijoittui keskimäärin keskitasolle, mutta motivaatio osaamisen kehittämiseen oli korkea. Koulutustarpeet liittyivät erityisesti käytännön työkalujen käyttöön, toimialakohtaisiin esimerkkeihin, kaupungin linjauksiin sekä tietoturva- ja tietosuojakysymyksiin.

Opinnäytetyön tuotoksena laadittiin tietoturva- ja tietosuojahuonetaulu, jonka tarkoituksena on havainnollistaa keskeisiä havaintoja ja tukea henkilöstön tekoälyosaamisen vahvistamista. Huonetaulu kokoaa yhteen keskeiset ohjeistukset ja muistuttaa tietoturva ja tietosuojan merkityksestä osana päivittäistä hallintotyötä. Johtopäätöksenä todetaan, että tekoälyllä on merkittävä potentiaali julkishallinnon kehittämisessä, mutta sen hyödyntäminen edellyttää suunnitelmallista koulutusta, selkeitä ohjeita ja jatkuvaa osaamisen kehittämistä. Tuotos tarjoaa organisaatiolle konkreettisen välineen tekoälyn käyttöönoton tueksi.

The purpose of this thesis was to examine the level of artificial intelligence competence among administrative personnel in the City of Ylöjärvi and to identify perceived needs for additional training in the context of adopting generative artificial intelligence tools. The study focused on the use of Microsoft 365 Copilot in expert, administrative, and supervisory roles within public administration.

The thesis was conducted as a research-based functional development project. The data were collected through an anonymous electronic survey targeted at administrative personnel and were analysed using descriptive methods.

The results indicate that Copilot was widely used but mainly on an occasional basis. The tools were primarily applied to information retrieval, text production, and ideation, whereas systematic and process-oriented use remained limited. The respondents’ self-assessed AI competence was moderate on average, while motivation to further develop AI-related skills was high. The main training needs concerned practical use cases, sector-specific applications, organisational guidelines, and data protection and information security.

The findings suggest that structured training, clear guidelines, and continuous competence development are required to support the responsible and effective adoption of artificial intelligence in public administration.