Tekoälyn hyödyntäminen Itä-Suomen yliopiston projektisalkun hallinnassa

Abstract

Projektitoiminnan laajeneminen ja digitalisaatio ovat lisänneet tarvetta kehittää projektisalkunhallinnan käytäntöjä. Tekoälyn hyödyntäminen salkunhallinnassa on tunnistettu mahdollisuudeksi tehostaa päätöksentekoa ja resurssien kohdentamista, mutta aiempi tutkimus on keskittynyt pääosin yksittäisten projektien tasolle.

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää Itä-Suomen yliopiston projektisalkunhallinnan keskeiset haasteet ja kartoittaa tekoälypohjaisten ratkaisujen hyödyntämismahdollisuuksia. Tutkimuskysymykset kohdistuivat nykytilan haasteisiin, tekoälyn soveltamiskohteisiin ja käytäntöön viemisen edellytyksiin. Lähestymistapana oli tutkimuksellinen kehittämistyö. Aineisto kerättiin puolistrukturoiduilla teemahaastatteluilla 22 projektitoiminnan eri rooleissa työskentelevältä henkilöltä ja analysoitiin Braunin ja Clarken temaattisella analyysillä. Tulosten pohjalta kehitysehdotukset muotoiltiin yhteiskehittämisessä organisaation Digipalveluiden asiantuntijoiden kanssa.

Analyysissä tunnistettiin kuusi pääteemaa: tiedonhallinnan ja raportoinnin kitka, resurssienhallinnan läpinäkymättömyys, strategisen ohjauksen ja käytäntöjen epäyhtenäisyys, projektinhallintatyökalujen käyttökokemukset, tekoäly rutiinityön automatisoinnin ja päätöksenteon tukena sekä projektipäällikön roolin pirstaleisuus. Haasteet olivat pääosin rakenteellisia ja myös toisiaan vahvistavia. Tiedon pirstaleisuus ja raportoinnin manuaalisuus muodostivat perustavanlaatuisimman haasteen. Tekoälyn suurin arvopotentiaali kohdistui dokumentoinnin automatisointiin, älykkääseen tiedonhakuun, päätöksenteon tukeen ja perehdytyksen tukemiseen.

Johtopäätöksenä todettiin, että tekoälyratkaisujen hyöty realisoituu vasta, kun ne kytketään osaksi olemassa olevia työkaluja ja prosesseja. Kehittämisessä on edettävä samanaikaisesti prosessien ja teknologian tasolla. Yhteiskehittämisessä priorisoitiin neljä kehitysehdotusta vuodelle 2026. Tulokset ovat konteksti huomioiden hyödynnettävissä vastaavissa julkisen sektorin organisaatioissa.