Henkilötietojen käsittelyn läpinäkyvyys käytännössä : Case: Henkilöstöalan yritys X

Abstract

Henkilötietojen käsittelyn läpinäkyvyys on yksi henkilötietojen käsittelyn periaatteista, jota tulee noudattaa koko henkilötiedon elinkaaren ajan. Tietosuojalainsäädäntö asettaa selkeät vaatimukset henkilötietojen käsittelystä informoinnille ja viranomaisohjeistukset täydentävät lain vaatimuksia. Informoinnin tulee olla oikea-aikaista, ajantasaista, helposti saatavaa ja ymmärrettävää.

Opinnäytetyössä tutkittiin saavatko toimeksiantajayrityksen vuokratyöntekijät ja työnhakijat läpinäkyvästi ja lainmukaisesti ajantasaista tietoa henkilötietojensa käsittelystä. Tämän ratkaisemiseksi opinnäytetyössä tutkittiin lainopin menetelmin henkilötietojen käsittelyn läpinäkyvyyttä ohjaavaa lainsäädäntöä, viranomaisohjeita, oikeuskäytäntöä ja oikeuskirjallisuutta. Teoriaa peilattiin toimeksiantajayrityksen tietosuojakäytäntöihin, tietosuojaselosteisiin sekä evästekäytäntöihin.

Tutkimusmenetelminä käytettiin lisäksi dokumenttianalyysiä, jossa teorian osa-alueet kategorisoitiin eri teemoihin ja näiden avulla haettiin saatavilla olevasta dokumentaatiosta vastauksia, toteutuuko henkilötietojen käsittelyn läpinäkyvyys toimeksiantajayrityksessä tietosuojalainsäädännön vaatimalla tavalla. Dokumenttianalyysin tueksi toteutettiin neljä teemahaastattelua toimeksiantajayrityksen vuokratyöntekijöiden ja työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyyn osallistuvalle henkilöstölle. Haastatteluiden vastaukset yhtenäistettiin saman teemoittelun avulla kuin dokumenttianalyysissä.

Tutkimustulosten perusteella todettiin, että toimeksiantajayrityksen vuokratyöntekijöitä ja työnhakijoita koskevaa informointivelvoitetta on pyritty toteuttamaan järjestelmällisesti sekä dokumentaation että käytännön prosessien tasolla. Tietoa on saatavilla useasta paikasta ja informoinnin ymmärrettävyyttä on pyritty selkeyttämään mahdollisimman paljon. Tutkimuksessa tunnistettiin kuitenkin joitain informointiin liittyviä kehityskohteita, jotka koskevat erityisesti informoinnin rakennetta ja täsmällisyyttä.