CRM-järjestelmän vaatimusmäärittely : toiminnallisten vaatimusten määrittely myyntiyhtiössä

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantona oli toteuttaa CRM-järjestelmän vaatimusmäärittely myyntiyhtiölle. Toimeksiantajana oli suomalainen perheyritys, jonka pääliiketoiminta-alueena on rakennusmateriaalien maahantuonti ja jälleenmyynti. Toimeksiantajayritys on ennen kaikkea myyntiyhtiö, jonka vuoksi opinnäytetyö keskittyi myynnin työskentelyn tehostamiseen CRM-järjestelmän avulla.

Työn tavoite oli laatia vaatimusmäärittelydokumentti, jonka perusteella toimeksiantajayritys voi lähteä kartoittamaan vaihtoehtoja uudelle CRM-järjestelmälle. Tarve järjestelmän uudistamiselle oli sekä tekninen että liiketoiminnallinen. Vaatimusmäärittely rajattiin ainoastaan ylätason toiminnallisiin vaatimuksiin, jotta potentiaalisia järjestelmävaihtoehtoja ei rajautuisi pois liian tarkkojen vaatimusten takia.

Teoreettisen viitekehyksen ensimmäinen osio rakentui ymmärryksen luomiseen CRM-järjestelmien käytöstä ja merkityksestä liiketoiminnassa yleisesti. Toinen teoriaosuus koostui vaatimusmäärittelyn käsitteestä, prosessista, keruumenetelmistä ja vaatimusten analysoinnista. Teoria pohjautui pääsääntöisesti internetistä saatavilla olleisiin vertaisarvioituihin artikkeleihin.

Opinnäytetyön kehittämisosiossa kuvattiin toimeksiantajayrityksen nykytilanne CRM-järjestelmän näkökulmasta. Tavoitteena oli luoda kattava kokonaiskuva järjestelmän nykyisestä käyttötavasta sekä kuvata sen tekniset ja liiketoiminnalliset haasteet. Vaatimusmäärittelydokumentin tulokset kerättiin haastattelemalla toimeksiantajayrityksen edustajia sekä havainnoimalla todellista työtä.

Lopputuotoksena opinnäytetyössä laadittiin vaatimusmäärittelydokumentti, jonka perusteella toimeksiantajayritys voi alkaa kartoittamaan vaihtoehtoja uudelle CRM-järjestelmälle. Vaatimusmäärittelydokumentti koosti viisi tärkeintä ylätason toiminnallista vaatimusta, joilla on merkittävin vaikutus liiketoiminnan kehittymiseen. Tekniseen toteutukseen työssä ei otettu kantaa, vaan sen toteutus jätettiin jatkotoimenpiteeksi toimeksiantajayritykselle.

The objective of this thesis was to produce a CRM system requirements specification for a sales company. The commissioner was a Finnish family-owned company whose core business consists of the import and resale of construction materials. The commissioner is primarily a sales organization, which is why the thesis focused on improving sales efficiency using a CRM system.

The aim of the thesis was to create a requirements specification document that the commissioner can use as a basis to identify alternatives for a new CRM system. The need to renew the system was both technical and business-driven. The requirements specification was limited to high-level functional requirements in order to avoid excluding potential system alternatives due to overly detailed requirements.

The first part of the theoretical framework focused on building an understanding of the use of CRM systems and their role in business operations in general. The second theoretical section addressed the concept of requirements specification, including the process, collection methods, and analysis of requirements. The theoretical framework was mainly based on reviewed articles available online.

The development section of the thesis described the commissioner’s current state from the perspective of its CRM system. The objective was to form a comprehensive view of the current use of the system and to identify its technical and business-related challenges. The results of the requirements specification were gathered through interviews with the representatives of the commissioner and by observing actual day-to-day work.

As the final outcome, the thesis produced a requirements specification document that enables the commissioner to begin evaluating alternatives for a new CRM system. The document identified five key high-level functional requirements that have the greatest impact on the development of the company’s business. The thesis does not take a stance on the technical implementation of the new CRM system, which was left as a follow-up task for the commissioner.