Yritys X:n ostolasku-, myyntilasku- ja palkanlaskentaprosessien kuvaukset

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kuvata yritys X:n ostolasku-, myyntilasku- ja palkanlaskentaprosessit sekä sanallisesti että visuaalisesti taloushallinnon uudelle yöntekijälle työohjeiksi sekä esihenkilölle työnjohtamisen tueksi. Työ toteutettiin toiminallisena opinnäytetyönä toimeksiantajayritys X:lle. Yritys X on urheilualalla toimiva ja voittoa tavoittelematon suomalainen yhtiö. Yritys X on konsernin emoyhtiö, ja kaikki konsernin erillisyhtiöt sijaitsevat Helsingissä. Työ rajattiin koskemaan ainoastaan yritys X:n itse hallinnoimia ostolasku-, myyntilasku- ja palkanlaskentaprosesseja, vaikka tilitoimisto edelleen hoitaa yritys X:n ostolaskun jaksottamisen ja tiliöinnin tallentamisen kirjanpitoon. Yritys X:ssä maksetaan palkkoja kuukausittain noin 40–50 henkilölle. Ostolaskuja sekä myyntilaskuja on vuosittain useita satoja, joista ostolaskuja käsitellään joka viikko, ja myyntilaskuja laskutetaan laskutusrytmin mukaisesti.

Opinnäytetyö käynnistyi tammikuun puolivälissä, ja lopullinen versio valmistui huhtikuun lopussa. Opinnäytetyön työstäminen aloitettiin varsinaista tuotosta tukevan tietoperustan laatimisella vasta maaliskuun alussa. Työn tietoperusta jaetiin kahteen osaan eli prosesseihin ja prosessikuvaukseen sekä taloushallinnon prosesseihin. Ensimmäisessä osassa käytiin perusteellisesti läpi prosessin ja prosessikuvauksen käsitteitä. Toisessa osassa käsiteltiin ensin taloushallintoa, taloushallinnon digitalisointia sekä taloushallinnon kokonaisuutta ja sitten ostolasku-, myyntilasku- sekä palkanlaskentaprosesseja erikseen.

Varsinaisen tuotoksen toteuttaminen käynnistettiin tammikuun lopussa, viivästyttiin maaliskuun alkuun ja saatiin valmistettua huhtikuun alussa. Tuotoksen tuottamisen lähestymistavaksi vallittiin konstruktiivinen menetelmä, joka sopii hyvin kehittämistyöhön, jonka tehtävänä on luoda jonkinlainen konkreettinen tuotos. Prosessien kuvaaminen toteutettiin suunnitelulla, testauksella, välitarkastuksilla, täydennyksellä sekä lopuksi hyväksynnällä ja toimituksella yritys X:lle. Valmiit prosessien kuvaukset toimivat hyvin, ja yritys X oli tyytyväinen niihin.

Varsinaisena tuotoksena yritys X:lle syntyi neljä dokumenttia, joista kolme käsittelivät ostolasku-, myyntilasku- sekä palkanlaskentaprosesseja erikseen, ja yksi näiden prosessien kaavioita. Prosessien sanalliset kuvaukset toteutettiin Word-dokumentteina, ja prosessikaaviot laadittiin eri välilehdille Excelillä. Jokaisen prosessin sanallisten kuvausten jälkeen liitettiin kyseisen prosessin kaavio kuvakaappauksena erilliselle sivulle. Prosessien kuvaukset laitetiin yrityksen luvalla suoraan raportin liitteiksi.