Voimajohtoprojektien dokumentaation ja tiedonhallinnan yhtenäistäminen

Abstract

Voimajohtoprojektien dokumentoinnin ja tiedonhallinnan käytäntöjen yhtenäistämistarpeita tarkasteltiin Caverion Suomi Oy:n voimajohtoprojekteissa projektien eri vaiheissa. Tavoitteena oli selvittää, miten dokumentointia ja tiedonhallintaa voidaan kehittää siten, että ne tukevat tiedon löydettävyyttä, ajantasaisuutta ja projektien tehokasta toteutusta suunnittelu- rakentamis- ja luovutusvaiheissa.

Tutkimus toteutettiin kehittämistutkimuksena, jossa hyödynnettiin kvalitatiivisen tapaustutkimuksen menetelmiä. Aineisto kerättiin puolistrukturoiduilla teemahaastatteluilla, dokumenttianalyysilla ja osallistuvalla havainnoinnilla. Tutkimuksen kohteena olivat Caverion Suomi Oy:n voimajohtoprojektit ja tarkastelussa hyödynnettiin kahta tapausprojektia: jo valmistunutta projektia ja käynnissä olevaa projektia.

Tutkimustulokset osoittivat, että dokumentointiin ja tiedonhallintaan liittyvät keskeiset haasteet linkittyvät epäselviin rooleihin ja vastuisiin, hajanaisiin nimeämis- ja metadatakäytäntöihin, vaihtelevaan kansiorakenteeseen sekä puutteelliseen versionhallintaan. Tapausvertailu osoitti, että jo osittainen käytäntöjen yhtenäistäminen paransi dokumenttien löydettävyyttä ja vaatimusten täyttymistä merkittävästi.

Tutkimuksen tuloksena muodostettiin yhtenäinen dokumentointimalli, joka sisältää suositukset roolijaosta, nimeämis- ja metadatakäytännöistä, vakioidusta kansiorakenteesta sekä dokumenttien versiohallinnasta. Malli tukee voimajohtoprojektien laadukasta toteutusta, parantaa tiedon saatavuutta ja auttaa vastaamaan tilaaja- ja viranomaisvaatimuksiin koko projektin elinkaaren ajan.

The needs for standardising documentation and information management practices in power line projects were examined in a case study focusing on Caverion Suomi Oy:s power line projects across different project phases. The aim was to identify how documentation and information management could be developed to improve information accessibility, timeliness and the efficiency of project execution during the planning, construction and handover phases.

The study was conducted as development-oriented research using qualitive case study methods. Data were collected through semi-structured thematic interviews, document analysis and participant observation. The research focused on power line projects carried out by Caverion Suomi Oy and utilised two case projects, one completed project and one ongoing project.

The results indicated that the main challenges in documentation and information management were related to unclear roles and responsibilities, fragmented naming and metadata practices, inconsistent folder structures and insufficient version control. The case comparison demonstrated that even partial standardisation of practices significantly improved document findability and compliance with requirements.

As an outcome of the study a unified documentation model was developed. The model provides recommendations for role definition, naming ang metadata practices, standardised folder structures and document version control. The model supports the high-quality implementation of power line projects and helps organisations meet client and regulatory requirements throughout the entire project lifecycle.