Julkisella rahoituksella toteutetun projektin talouden hallinta ja ennakointi

Abstract

Euroopan unionin jäsenyyden myötä projektirahoituksen käyttö on lisääntynyt. Projektieli hankerahoituksessa toiminta perustuu rahoitusta haettaessa arvioituihin kustannuksiin ja toteuttamisaikaan. Rahoituspäätöksen kustannuksia ei tulisi ylittää ja kustannusten tulee perustua toteutuneisiin menoihin. Projektihakemuksessa kustannukset jaotellaan yleensä muutamaan pääluokkaan, kuten palkkakulut, ostopalvelut ja muut kulut. Pääluokkien välistä kustannusrakennetta voidaan tarvittaessa muuttaa hakemuksen perusteella, kuten myös projektin toteuttamisaikaa. Rahoitusvaihtoehtoja on ollut useita, joista merkittävimmät jatkavat myös seuraavalla ohjelmakaudella. Euroopan aluekehitysrahasto (EAKR) ja sosiaalirahasto (ESR) ovat merkittävimmät rahoittajat myös julkisella sektorilla toteutettavissa projekteissa. Julkisella rahoituksella toteutettavalla projektilla tulee olla hyväksyttävästi toteutettu kirjanpito. Projektin toteuttaja-organisaation kirjanpitoon ei yleensä ja etenkään julkisella sektorilla luoda erillistä projektikohtaista tililuetteloa, vaan käytetään muun toiminnan kanssa yhteisiä. Kirjanpidosta saatavat vakiotulosteet, kuten kuukausiraportit tai pääkirjan otteet eivät yleensä vastaa suoraan projektirahoituksen päämenoluokkia, vaan maksatusta tai kulujen seurantaa varten on tilisummia yhdisteltävä. Kirjanpitoohjelmat eivät ole tarkoitettu tekemään tämän tapaista koostamista. Siksi projektin kustannusten seurannan avuksi on käytettävä jotain muuta menetelmää. Tässä toiminnallisessa opinnäytetyössä esitellään Excel-laskentataulukko, joka on alkujaan luotu oman projektityöskentelyn aikana projektin talouden tilanteen seurantaan. Opinnäytetyön aikana omassa käytössä olleesta laskentataulusta luotiin yleiskäyttöön soveltuva versio, jota kuka tahansa taulukkolaskentaa käyttävä voisi hyödyntää projektirahoituksensa seurantaan. Taulukkoon työn aikana tehdyissä muutoksissa pyrittiin selkeyteen ja käyttökelpoisuuteen. Taulukossa on seurannan lisäksi mahdollisuus arvioida rahoituksen riittävyyttä erilaisilla kuluvaihtoehdoilla.

Since Finland joined European Union project funding though EU funds has grown. EU program funding is based on planning that includes estimates of expenditures and timetable. Expenditures in the project should be in accordance with the financing plan and they should be shown to be real and eligible costs. In the financing plan the expenditures are classified in few main accounts like salaries, purchases and other costs. It is possible to change the structure of financing plan and timetable of project. The change must be applied during the project time. European Union has a wide range of funds and many of them will continue funding on the new programming period. European Regional Development Fund (ERDF) and European Social Fund (ESF) are the most important sources of project funding. Public financing demands sound financial management of the project. Organisation that applied the project tends to use the same basic system of accounts as for it's normal financial controls. Printouts from accounting program, like monthly reports or account balance do not necessary have the same summary fields as the financing plan. Accounts need then to be summarised or regrouped. As accounting programs are not meant for rearranging costs, some other methods are needed for project monitoring. This project work presents a simple Excel worksheet for cost monitoring and evaluation. The idea of worksheet came while working in an EU funded project and the worksheet was used to follow the costs of project. During project work the worksheet was customised for public use so that anyone with some experience of spreadsheet calculations could use it for financial control of project. Changes were made to ensure usability and clarity. Besides of monitoring the worksheet also allows to estimate the sufficiency of funding.