Sähköisten aineistojen säilyttäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää Ähtärin kaupungille ohjeistus sähköisten aineistojen pitkäaikaissäilyttämiseen osana kaupungin asiakirjahallintaa. Sähköisten aineistojen määrä kasvaa jatkuvasti, ja niiden asianmukainen säilyttäminen on keskeinen osa tiedonhallintaa, viranomaisvelvoitteiden täyttämistä sekä organisaation toiminnan jatkuvuuden turvaamista.

Tutkimus toteutettiin konstruktiivisella lähestymisotteella, jossa pyrittiin ratkaisemaan käytännön ongelma tuottamalla toimiva ja sovellettavissa oleva ratkaisu. Konstruktiivinen tutkimus yhdistää teoreettisen tarkastelun ja käytännön kehittämistyön, ja sen keskiössä on uuden toimintamallin tai ohjeistuksen rakentaminen todelliseen toimintaympäristöön.

Aineistonkeruussa hyödynnettiin kyselytutkimusta. Kysely laadittiin samankokoisille kunnille (4 000–7 000 asukasta) ja siinä kysyttiin kuntien asiakirjahallinnon asiantuntijoilta heidän näkemyksiään koskien sähköisen aineiston hallintaa ja arkistointia ja siihen liittyviä riskejä kunnissa. Kyselyn tuloksia hyödynnettiin ohjeistuksen kehittämisessä.

Teoreettisessa viitekehyksessä tarkasteltiin sähköisen aineiston arkistointia, arkistoinnin riskejä sekä arkistointia ja sähköisten aineistojen säilyttämistä ohjaavia säädöksiä ja suosituksia, kuten arkistolakia, tiedonhallintalakia ja Kansallisarkiston määräyksiä. Lisäksi kartoitettiin Ähtärin kaupungin nykyisiä käytäntöjä sähköisen aineiston hallinnassa.

Opinnäytetyön lopputuloksena syntyi konkreettinen säilyttämisohje, joka tukee kaupungin työntekijöitä sähköisten asiakirjojen pitkäaikaisessa säilyttämisessä. Ohjeistus sisältää muun muassa suosituksia tiedostomuodoista, metatiedon tallentamisesta sekä säilytysaikojen määrittelystä. Ohjeistus edistää kaupungin sähköisten aineistojen hallinnan systematisointia ja varmistaa, että asiakirjat säilyvät luotettavasti ja käytettävästi myös tulevaisuudessa