Tekoälyagentti kansalaisopiston työn tukena : laajaa kielimallia hyödyntävän ratkaisun toteutus, pilotointi ja arviointi Microsoft Teams -ympäristössä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli suunnitella, toteuttaa ja arvioida laajaa kielimallia hyödyntävä tekoälyagentti Loviisan kansalaisopiston vakituisen henkilöstön työn tueksi. Työssä tarkasteltiin, miten ratkaisu voisi tukea tiedon löytämistä, tekstien laatimista ja työn sujuvuutta toimintaympäristössä, jossa työtehtävät ovat monimuotoisia ja tieto on hajallaan useissa eri lähteissä.

Työ toteutettiin tutkimuksellisena kehittämistyönä. Nykytilaa analysoitiin henkilöstön tarpeiden, aloituskyselyn, työyhteisössä käytyjen keskustelujen sekä kehittämistyön aikana tehtyjen havaintojen perusteella. Ratkaisu rakennettiin Microsoft Copilot Studiossa Microsoft Teams -ympäristöön, ja sitä kehitettiin vaiheittain pilotoinnin aikana. Pilotoinnin aineistoa kerättiin loppukyselyllä, käytännön kokeiluista tehdyillä havainnoilla, henkilöstökokouksissa esiin nousseilla kommenteilla sekä käyttäjien antamalla palautteella.

Tulosten perusteella tekoälyagentista koettiin olevan eniten hyötyä tiedonhaussa, tekstien luonnostelussa, tekstien muokkaamisessa, käännöksissä ja hajallaan olevan tiedon kokoamisessa yhteen. Käyttöönottoa helpotti se, että ratkaisu sijoitettiin henkilöstölle ennestään tuttuun työympäristöön. Samalla havaittiin, että hyödyn toteutuminen edellytti käyttäjien ohjausta, yhteisiä käyttötapoja ja organisaation tiedonhallinnan selkeyttä. Organisaation sisäisten dokumenttien hyödyntäminen osoittautui mahdolliseksi hallitussa ympäristössä, mutta tietolähteiden hajanaisuus heikensi ratkaisun toimivuutta.

Työn perusteella tekoälyagenttia voitiin pitää käyttökelpoisena ja jatkokehityskelpoisena työvälineenä kansalaisopiston asiantuntijatyön tukena. Keskeiseksi johtopäätökseksi muodostui, että ratkaisun vaikut-tavuus ei rakentunut yksin teknisestä toteutuksesta, vaan myös käyttäjien osaamisesta, tiedonhallinnan laadusta ja hallitusta käyttöönotosta.

The aim of this thesis was to design, implement and evaluate an artificial intelligence agent based on a large language model to support the permanent staff of Loviisa Adult Education Centre. The study ex-amined how the solution could support information retrieval, text production and the fluency of work in an operating environment where work tasks are diverse and information is dispersed across several sources.

The thesis was carried out as a research-based development project. The current state was analyzed based on staff needs, an initial survey, discussions within the work community and observations made during the development process. The solution was built in Microsoft Copilot Studio for the Microsoft Teams environment, and it was developed gradually during the pilot phase. The pilot data was collected through a final survey, observations made during practical use, comments raised in staff meetings and feedback given by users.

Based on the results, the artificial intelligence agent was considered most useful in information retrieval, drafting texts, editing texts, translation and combining dispersed information. The introduction of the solution was facilitated by the fact that it was placed in a familiar working environment. At the same time, it was observed that the benefits required user guidance, shared practices and clear information management within the organization. The use of internal organizational documents as source material proved possible in a controlled environment, but the fragmented nature of the information sources re-duced the effectiveness of the solution.

Based on the study, the artificial intelligence agent could be regarded as a usable and further developable tool for supporting expert work in an Adult Education Centre. The main conclusion was that the effec-tiveness of the solution did not depend on technical implementation alone, but also on user competence, the quality of information management and controlled introduction.