Näytteilleasettajaviestinnän toimivuus ja kehittäminen Messukeskuksessa

Abstract

Messukeskus on maamme johtava messu- ja tapahtumajärjestäjä, joka järjestää sekä omia tapahtumia että vuokraa tilojaan muille messu-, tapahtuma- ja kokousjärjestäjille. Messut ovat markkinointiviestintää ja yksi menekinedistäminen keino. Maamme heikko taloudellinen tilanne on näkynyt sekä markkinointiviestinnän kokonaismäärän laskuna että näytteilleasettaja- että kävijämäärien pienenemisenä Messukeskuksessa. Siksi Messukeskuksen kannalta on tärkeää, että jokainen, joka osallistuu messuille, onnistuu siinä mahdollisimman hyvin. Silloin he osallistuvat todennäköisemmin myös seuraavaan tapahtumaan.

Messukeskus auttaa ja ohjaa näytteilleasettajia onnistumaan messuilla lähettämällä uutiskirjeitä sekä jakamalla tietoa sekä tapahtumakohtaisilla että yleisillä verkkosivuillaan. Lisäksi tietoa osallistumiseen liittyvistä asioista saa tilaus- ja asiointipalvelu Fairnetistä, tapahtuman myyntipäälliköltä, tekniseltä neuvojalta ja asiakaspalvelusta. Tätä kutsutaan näytteilleasettajaviestinnäksi.

Tällä opinnäytetyöllä pyritään selvittämään, miten Messukeskuksen näytteilleasettajaviestintä toimii. Kokevatko näytteilleasettajat saavansa riittävästi messuosallistumistaan tukevaa tietoa, mitä tietoa he pitävät tärkeänä ja mistä edellä mainituista tietokanavista he haluavat sitä saada ja milloin? Opinnäytetyöllä halutaan selvittää, millaisina näytteilleasettajat pitivät tapahtuman verkkosivuja ja uutiskirjeitä. Saatuja tuloksia käytetään kehitettäessä Messukeskuksen uusia verkkosivuja sekä uutta tilaus- ja asiointipalvelua.

Opinnäytetyöhön liittyvä strukturoitu kyselytutkimus tehtiin vuoden 2015 tammikuussa järjestettyjen messujen eli Lääkäripäivien, Matkamessujen, Educa-messujen ja MP-messujen näytteilleasettajille. Neljä erillistä Webropol-kyselyä lähetettiin yhteensä 877 näytteilleasettajalle ja siihen vastasi 119 näytteilleasettajaa. Vastausprosentti jäi 13,6 %:iin, joten tulokset ovat suuntaa-antavia. Tuloksia tarkasteltiin eri näytteilleasettajaryhmien näkökulmasta. Eri ryhmiä olivat ammatti- ja yleisömessuja järjestäneet, ensi kertaa tai aiemmin messuja järjestäneet sekä oman työn ohella tai osana omaa työtään messuja järjestäneet näytteilleasettajat.

Selvityksen tuloksena oli, että suurin osa vastaajista kokee saaneensa osallistumistaan ohjaavaa tietoa sopivasti. Tärkeimpänä pidettiin tietoa erilaisista aikatauluista ja määräpäivistä, kulku- ja rakennuskorteista sekä osaston suunnittelusta. Näistä koettiin saadun tietoa hyvin. Osallistumista ohjaavan tiedon haluttiin olevan käytettävissä heti ilmoittautumisen jälkeen, mutta muistutuksia eri asioista kaivattiin. Tärkeimmiksi tietokanaviksi koettiin uutiskirjeet sekä tilaus- ja asiointipalvelu Fairnet. Suurin osa oli hakenut osallistumiseen liittyvää tietoa myös verkkosivuilta. Uutiskirjeiden sisältöön oltiin tyytyväisiä, mutta tapahtuman verkkosivut kaipaavat uudistamista. Selvityksen perusteella sekä verkkosivuja että uutiskirjeiden lähettämiskäytäntöä kannattaa kehittää, mutta muistuttavista viesteistä ei kannata luopua. Kehittämisideana esitetään, että kaikki osallistumista ohjaavat tieto keskitetään jatkossa uuteen tilaus- ja asiointipalveluun.