Henkilöstöraportoinnin kehittäminen ja raportointiohjelman hyödyntäminen sairaanhoitopiirissä

Abstract

Opinnäytetyössä on kyseessä kvalitatiivinen eli laadullinen tutkimus ja käytännön toiminnan kehittäminen kohdeorganisaatiossa. Haastatteluissa käytettiin teemahaastattelua. Tavoitteena oli henkilöstöraportoinnin kehittäminen ja raportointiohjelman raporttien kehittäminen Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymässä. Henkilöstöraportoinnin ongelmana oli kahden olemassa olevan raportointiohjelman puutteet, joiden vuoksi raportointiohjelmia ei ollut voinut ottaa laajempaan käyttöön ja tästä syystä raporttien saatavuus johtamisen tueksi oli vähäinen.

Opinnäytetyössä etsittiin vastauksia siihen, millaisia asioita hyvä henkilöstöraportti sisältää ja mihin sitä tarvitaan. Teoriaosuudessa etsittiin tietoa henkilöstöraportoinnin tarpeesta ja raporttien merkityksestä johtamisen ja esimiestyön tukena sekä henkilöstöraportoinnin tietosuojasta. Pääasiallisena lähdemateriaalina käytettiin tunnettujen suomalaisten uusimpia tutkimuksia ja kirjallisuutta työhyvinvoinnin, henkilöstötuottavuuden ja henkilöstön arvon mittaamisen tunnusluvuista sekä henkilötietolainsäädäntöä.

Empiriaosuudessa tehtiin selvitys sairaanhoitopiirin raportoinnin tarpeesta haastattelujen ja muun selvitystyön perusteella. Haastatteluun valittiin henkilöstöasiantuntijoita, raportointihenkilöstöä sekä esimiehiä. Lisäksi tehtiin selvitys, jonka perustella toinen sairaanhoitopiirin nykyisistä henkilöstöraportointiohjelmista valittiin pääasialliseksi henkilöstöraportointiohjelmaksi. Ohjelmien välillä tehtiin vertailuja raporttien tietosisällön ja ohjelman kehitettävyyden suhteen. Lopuksi tehtiin suunnitelma, miten raportointiohjelma saadaan jaettua johdon ja esimiesten päivittäiseen käyttöön.

Opinnäytetyön tuloksena raportointiohjelmaan toteutettiin toimeksiantajan tarpeisiin henkilöstöraportoinnin perusraportteja sekä muutamia erityisraportteja. Ohjelman pohjaraporttien sisällöt tarkastettiin ja kehitettiin niitä vastaamaan nykyaikaista henkilöstöraportointia ja tunnuslukujen laskentaa. Raporteissa huomioitiin KT Kuntatyönantajan suositus henkilöstöraportoinnista sekä sairaanhoitopiirin henkilöstöstrategian mukaiset mittarit ja tunnusluvut. Sairaanhoitopiirin vuosittainen henkilöstökertomus todettiin sisällöltään kattavaksi, ainoastaan tunnuslukujen laskentaa korjattiin ohjelmasta saatujen raporttien mukaiseksi. Sairauspoissaolojen raportointia kehitettiin tukemaan sairaanhoitopiirin varhaisen tuen toimintamallia.

This thesis is a qualitative research and a development of practical operation in the case organization. Interviews for this purpose were themed interviews. The goal was to develop human resources reporting and the reporting program reports in the Hospital District of South Ostrobothnia. The problem in personnel reporting was deficiencies in the two existing reporting programs. Because of that the reporting programs have not been able to take a wider use and for this reason the availability of reports to support management was limited.

The study sought answers to the question, what kind of things a good personnel re-port contains and why it is needful. The theoretical part describes the importance of personnel reporting and its meaning for management and leadership. The main source of material was from the well-known Finnish experts about the latest research and literature on the key figures about wellbeing, staff productivity and the value of the staff. In addition was used also the personal data legislation.

The empirical part of the study solved the reporting need for the hospital district by interviews and other investigation. To the interviews was elected HR-specialists, reporting staff and managers. In addition was solved to chose a second of the current staff reporting programs as the main human resources reporting program in the hospital. Comparisons were made between the programs in terms of information content and program reports capacity to develop. Finally was made a plan, how the reporting program will be delivered into daily use for the managers and supervisors.

As the result was developed some basic staff reports, as well as some special reports for the need of case organization. The base reports in the program were checked and developed to meet modern personnel reporting and calculation of key figures. They are based on the KT Local Government Employers' recommendation on staff reporting and metrics and ratios of the hospital's human resources strategy. The annual personnel report of the Hospital District were found wide enough, only the calculation of key figures were corrected according to the reports received from the program. Reporting of sickness absence was developed to support the hospital early support approach.