Virtaustehokkuuden lisääminen patologian laboratoriossa : Lean-toimintastrategian implementointi

Abstract

Terveydenhuolto tarvitsee uusia toimintastrategioita ja menettelytapoja tarjotakseen oikea-aikaista palvelua, laatua ja arvoa asiakkailleen. Iso osa ratkaisusta voi olla Lean-ajatteluun perustuvassa johtamisessa ja kehittämisessä.

Kehittämisprojektin tavoite oli näytteiden läpimenoajan lyhentäminen ja virtaustehokkuuden lisääminen Tyks-Sapa-liikelaitoksen patologian palvelualueella. Pidemmän tähtäimen muutostavoitteena oli virtaustehokkuuden parantaminen siten, että materiaali ja informaatio virtaavat sujuvasti Medisiina D -uudisrakennuksessa patologian laboratorioprosessissa sekä tuoda Lean-toimintastrategia osaksi palvelualueen jatkuvaa toimintaa. Kehittämisprojektin tarkoitus oli tuottaa tulevaisuuden arvovirtakuvaus laboratorioprosesseista ja luoda implementointisuunnitelma kuvaamaan periaatteet Lean-toimintastrategian ja tuotetun arvovirtakuvauksen toteuttamiseksi.

Empiirisen tutkimuksen osuus sisälsi sekä kvantitatiivisen että kvalitatiivisen tutkimuksen tunnusmerkkejä. Aineistojenkeruut toteutettiin kolmella eri menetelmällä: havainnoimalla histologian ja sytologian laboratorioprosesseja, havainnointia täydennettiin haastattelulla (n=3) ja analysoimalla tunnuslukuja, jotka kerättiin näytteiden seurantalomakkeilla (n=22). Kolmen menetelmän yhdistämiseen päädyttiin kokonaisvaltaisen kuvan saamiseksi.

Arvovirtakuvaukset auttoivat hahmottamaan patologian laboratorioprosessin ongelmakohtia ja konkretisoimaan erätuotantomallista aiheutuvaa odotushukan määrää. Virtsanäytteen sytologisessa prosessissa virtaustehokkuus oli 2,5 %. Histologialla PAD-1-näytteen kohdalla päästiin 7,1 %:in ja PAD-4-näytteen kohdalla 6,8 %:iin. Tulevaisuuden tavoitetilan saavuttamiseksi laadittiin kolmen vuoden implementointisuunnitelma perustuen arvovirtakuvausten ja empiirisen tutkimuksen pohjalta löydettyihin hukkatekijöihin ja kehityskohteisiin.

Prioriteettina seuraavien lähivuosien jatkotutkimuskohteille on toteutussuunnitelman mukaiset jatkokehittämisprojektit sisältäen muun muassa 5S-menetelmän, varastojen hallintaa, standardointia ja visualisointia, layout-suunnittelua ja Lean-koulutusta. Myös organisaation muutosvalmiutta ja prosessin omistajuutta tulisi tarkastella ennen muuttoa Medisiina D -rakennukseen.

Healthcare needs new strategies and policies to provide high quality, timely services and value to customers. Lean operation strategy allows for improving the working conditions and competitiveness, and gives the opportunity for employees to participate in the development ensuring future operations.

The objective of this project was to shorten the lead time of the samples and to increase the flow efficiency in the pathology laboratory. The long-term goal was to improve the flow efficiency in such a way that the material and the information will flow smoothly in a uniform pathology laboratory process in the new Medisiina D building and will bring the Lean operating strategy as part of continuous activity of laboratory functions. The purpose of this project was to produce the value stream map of the future state of the pathology laboratory processes and, in addition, to create an implementation plan to describe the principles of a Lean operation strategy and how the value stream map of the future state could be implemented.

The data collection of the empirical part was carried out using three different methods. Observing the histology and the cytology laboratory processes, observations were supplemented by interviews (n=3) and an analysis of the indicators which were collected with an observation form and a data collection form (n=22). The value stream maps helped to visualize the problem areas of the laboratory processes and to concretize waste due to the batch production in the pathology. The flow efficiency of the cytological urine sample was 2,5 %. The histological tissue samples PAD-1 and PAD-4 had the flow efficiency of 7,1 % and 6,8 %. To achieve the future target state the implementation plan were made based on the results of the empirical part.

A priority over the next few years is to setup further development projects according to the implementation plan including 5S methodology, inventory management, standardization and visualization, layout design and Lean training. Also the organizational readiness for change and ownership of the process should be examined before moving into the new Medisiina D building.