Myyntilaskutus Holiday Club Resorts Oy:n hotelleissa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli luoda myyntilaskutusohje Holiday Club Resorts Oy:n hotellien käyttöön. Tavoitteena oli ohjeen avulla parantaa työntekijöiden myyntilaskutusosaamista ja motivoida heitä osaamisen kautta myyntilaskuttamiseen. Ohjeen tavoitteena oli myös helpottaa uusien työntekijöiden perehdytystä myyntilaskutukseen.

Toiminnallisen opinnäytetyöni teoreettisena viitekehyksenä toimi laskujen laadintaa ohjaava lainsäädäntö ja viranomaisohjeet. Aineistona käytettiin Holiday Club Tampereen kylpylän henkilökunnalta, Holiday Clubin controllereilta, talousosastolta ja asiakkailta laskutuksesta saatua palautetta. Lisäksi aineistona käytettiin Holiday Club Tampereen kylpylän vastaanoton palavereissa esille nousseita ongelmakohtia, yrityksen aiempia ohjeita sekä omia havaintojani, kokemuksiani ja perehdytysmateriaalejani.

Usein vastaanottovirkailijoiden mielestä myyntilaskutusprosessia on pidetty monimutkaisena ja hankalana. Eniten työllistävät virheet eivät kuitenkaan ole johtuneet laskujen sisältöjen monimutkaisuudesta, vaan ne ovat useimmiten aiheutuneet laskuille asetettujen lainsäädännöllisten vaatimusten puutteellisesta tietämyksestä.

Teorian ja aineiston perusteella luotiin laskutusta kuvaavan prosessikaavio, jonka painopisteet valittiin aineiston perusteella. Syntynyttä prosessikaaviota käytettiin myyntilaskutusohjeen runkona. Työssä otettiin huomioon myös laskujen merkitys yrityksen imagolle ja laskutusprosessin merkityksen työn tehokkuudelle.

Ohjeesta vastaanottojen ja myyntipalveluiden esimiehet saavat käytännön työkalun henkilöstönsä osaamistason parantamiseen myyntilaskutuksen osalta. Koulutuksen ja ohjeiden myötä virheet vähenevät ja niiden käsittelyyn kuluva aika vähenee. Virheetön laskutus antaa ammattimaisen ja luotettavan kuvan yrityksen toiminnasta ja näin ollen parantaa yrityksen imagoa.

The objective of this thesis was to create a sales invoice instruction manual for Holiday Club Resorts Oy's hotels. The aim of the thesis was to help to improve front office workers' invoicing knowledge and thereby motivate them to carry out invoicing tasks. An additional aim was to help new employees to learn about sales invoicing.

The theoretical framework is based on legislation and government regulations. This is a practice-based thesis; the research material used was feedback on invoicing from Holiday Club Resorts Oy's customers, employees at Holiday Club Tampereen Kylpylä, Holiday Club Resorts Oy's Financial Controllers and Financial Service Center representatives. Additional materials used for this thesis were problems and questions about invoicing that have arisen in Holiday Club Tampereen Kylpylä's front office meetings about invoicing, the company's previous instructions for invoicing, as well as my personal perceptions, experiences and orientation materials.

In many cases, front office employees consider the invoicing process to be complex and tiresome. However, the mistakes that are most time-consuming to correct are not due to the complexity of the content of invoices, but to lack of knowledge of the legislative requirements for invoices.

Based on the theory and the research material, a process chart presenting the billing process was created. The essential issues covered in the chart have been chosen on the basis of the material. The resulting process chart was used as the backbone for the sales invoice instruction manual. The thesis also takes into account the importance of correct invoicing for the image of the company, and the significance of the billing process for overall work efficiency.

The new sales invoicing manual is a practical tool for Front Office Managers and Sales Service Center Managers for improving the competence level of their personnel in sales invoicing. With better training and clear instructions, the number of errors will decrease and so will the time required for error processing. Flawless invoicing provides a reliable and professional picture of the company's operations, thus improving the corporate image.