"Tiedonhankinta on inputtia ja viestintä outputtia" : Ammatillinen tiedonhankinta Tampereen kaupungin viestintäyksikössä

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, millaisia tiedontarpeita esiintyy viestintäalan ammattilaisten päivittäisessä työssä, miten he hankkivat ammatillista tietoa ja millaisia tiedonhankintakanavia ja tiedonlähteitä he käyttävät. Tavoitteena oli myös selvittää, miten tiedonhankinta ja viestintä nivoutuvat toisiinsa.

Tutkimuskohteena oli Tampereen kaupungin viestintäyksikön henkilökunta. Tutkimukseen valittiin yhteensä yhdeksän henkilöä: kolme viestintäpäällikköä, kolme viestintäsuunnittelijaa ja kolme verkkoviestintäsuunnittelijaa. Haastateltavat valittiin työtehtävien ja työroolien edustajina. Tutkimus tehtiin kvalitatiivisena tutkimuksena ja aineisto kerättiin teemahaastatteluin.

Tutkimuksessa selvisi, että tiedonhankinta on kiinteä osa päivittäistä työtä eikä sitä useinkaan voi erottaa erilliseksi työtehtäväksi. Tiedontarpeet voivat olla pienten yksityiskohtien, kuten esimerkiksi oikeinkirjoitussääntöjen tai henkilötietojen tarkistamista tai laajojen asiakokonaisuuksien taustatietojen kartoittamista tiedotteiden kirjoittamisen pohjaksi. Tärkeimpiä tiedonhankintakanavia ovat internet ja intranet sekä henkilötietolähteet, kuten esimerkiksi kollegat ja asiantuntijat.

Tutkimuksessa kävi ilmi, että viestintäammattilaisten tiedonhankinta on entistä enemmän ajankohtaisten asioiden ja uutisten seurantaa ja ennakointia siitä, mitkä asiat nousevat esille mediassa. Myös sosiaalisen median kanavien rooli ajan-kohtaisten keskustelujen seuraamisessa on kasvanut, mutta niitä ei juurikaan käytetä tiedonhankintakanavina.

The purpose of this study was to find out what information needs can be found in the daily work of communications professionals, how they search for vocational information and what kind of channels they use for acquiring information, as well as how they use information sources. The objective also was to find out how the acquisition of information and communication interrelate with each other.

The focus group in this study was the staff of the Communication Unit of the City of Tampere. A total of nine people were interviewed: three communication chiefs, three communication specialists, and three web communications coordinators. The interviewees were chosen as representatives of assignments and of work roles. The study was using a qualitative approach, and the data was collected with semi-structured interviews.

In the study, it became clear that the seeking of information is an integral part of daily work and often cannot be separated as a separate assignment. Information needs can be small, such as checking the spelling rules or personal data, or sur-veying the background information on wide topics. The most important channels for acquiring information and information sources are the Internet and the intranet, as well as people, e.g., colleagues and experts.

The study also revealed that the communication professionals' acquisition of in-formation is increasingly following up and anticipating current matters and news which rise up in the daily media. Also, the role of the social media in following current discussions has increased, but they are not really used as channels for information retrieval.