Tapahtuman järjestäminen : Ilmailumuseon Yö

Abstract

Tämän toiminnallisen case-tyyppisen opinnäytetyön tarkoituksena on suunnitella ja toteuttaa uusi elämyksellinen tapahtuma. Tapahtuma järjestetään lauantaina 16.5.2015. Työn toimeksiantajana on Suomen Ilmailumuseo, joka sijaitsee Helsinki-Vantaan lentokentän välittömässä läheisyydessä.

Tapahtumaa järjestettäessä on hyvä muistaa monta asiaa, jotta se on sujuva ja herättää kiinnostusta. Tapahtumaprosessi käsittää tapahtuman suunnittelun, markkinoinnin, toteutuksen ja mahdollisen jälkimarkkinoinnin. Suunnittelu on kaiken ydin ja siinä tulee ottaa huomioon erityisesti tapahtuman kohdeyleisö ja tavoitteet. Työn teoreettisena viitekehyksenä käytetään ”event management” -ajattelutapaa, jossa keskiössä on myös toimeksiantajan toiveet ja tarpeet.

Selvitin Internet-pohjaisen kyselylomakkeen avulla, millaisia museon tapahtumat ovat olleet vuonna 2014. Lisäksi halusin tietää, mitä ideoita henkilöstöllä olisi uuden tapahtuman järjestämiseksi. Olen hyödyntänyt myös SWOT-analyysiä, jolla olen pyrkinyt analysoimaan Ilmailumuseon Yötä tapahtumana.

Työn varsinainen toiminnallinen osuus muodostuu Ilmailumuseon Yö tapahtuman prosessista eri vaiheineen. Työn onnistuneisuutta ja johtopäätöksiä olen pohtinut työni lopussa.

The purpose of this functional case study was to plan and organize a new experiential event on Saturday 16 May, 2015. This thesis was commissioned by the Finnish Aviation Museum which is located near the Helsinki-Vantaa Airport.

When planning an event, it is good to bear in mind many things, so that you can create an interesting and fluent event. Process of organizing an event includes planning, marketing, implementation and after-sales marketing. Planning is the core of the process and the main goals and target audience, in particular, must be considered. The theoretical framework of the thesis was “event management” -thinking with the most important aspects being the wishes and needs of the Finnish Aviation Museum.

An Internet-based questionnaire was used to figure out what kind of events the museum had in 2014. The study also wanted to find out what kind of ideas the staff would have for organizing a new event. SWOT analysis was also a key element in my thesis for analysing the night at the Finnish Aviation Museum as an event.

The functional part of the study consisted of the different phases in the process of organizing the event A Night at the Finnish Aviation Museum. The results and conclusions were reviewed in the end of the thesis.