Opas matkalaskuohjelman käyttöön

Abstract

Matkustaminen on lisääntynyt yritysten kansainvälistyessä ja kansainvälisen yhteistyön kasvaessa. Tärkeä osa monen assistentin työtä ovat matkalaskut ja kuluveloitukset. Matkalaskujen ja kuluveloitusten sähköinen käsittely on yleistynyt huomattavasti. Ohjelmien käyttömukavuutta on parannettu, mutta työntekijöiden tietotekniset taidot ja tiedot taloushallinnon perusteista ovat eritasoisia. Ohjelmien tehokkaan käytön varmistamiseksi tarvitaan käyttöohjeita ja yrityskohtaisia ohjeistuksia.

Haaga-Helian Johdon assistenttityön ja kielten koulutusohjelman opettajilla oli tarve selkeälle M2-matkalaskuohjelman käyttöohjeelle, joka opastaisi ohjelman käytössä askel askeleelta. Opinnäytetyö muodostuu raporttiosuudesta ja liitteenä olevasta M2-ohjeistuksesta.

Raportissa käsitellään matkustukseen liittyviä yleisiä käsitteitä, kuten päivärahoja ja kilometrikorvauksia. Myös matkalaskujen ja –korvausten sähköistä käsittelyä pohditaan. Raporttiosuudessa pohditaan myös Haaga-Helian muuttunutta asemaa uuden ammattikorkeakoululain tultua voimaan vuoden 2015 alussa. Erityisesti muutos korkeakouluosakeyhtiöksi ja arvonlisäverovelvollisuuden ja –käsittelyn muuttuminen vaativat ohjeistusta ja toimenpiteitä. Nämä muutokset olivat tärkeä osa ohjeen tekoa ja vaikuttivat myös sen sisältöön.