Budjetointi- ja kannattavuuslaskentatyökalu pienyritykselle

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli laatia toimeksiantajalle työkalu toiminnan ennustamista, budjetointia ja kannattavuuden seurantaa varten. Toimeksiantaja on pienyritys, jossa budjetteja ei aiemmin ole laadittu. Järjestelmä luotiin taulukkolaskentaohjelmalla vastaamaan yrityksen tavoitteita ja tarpeita. Excel-työkalun rakenne ja täyttö perustuu kirjanpidon raportteihin ja toimeksiantajan tekemiin arvioihin.

Opinnäytetyö rakentuu kahteen osaan jaetusta teoriaosiosta sekä laadittua työkalua käsittelevästä case-osiosta. Ensimmäisessä teoriaosiossa pohjustetaan budjetoinnin yleistä teoriaa ja tavallisimpien budjettien käyttöä. Teoria antaa perustiedot budjetoinnin hyödyistä ja budjetointiprosessin vaiheista.

Toisessa teoriaosiossa käydään läpi kannattavuuteen liittyviä perusasioita. Osiossa kerrotaan, miten lyhytaikaisen kannattavuuden tunnuslukuja tulee tulkita ja miten laskennallisesti arvioidaan liiketoiminnan ja yksittäisten tuotteiden kannattavuutta.

Työn case-osiossa käsitellään työkalun rakennetta ja toimintaa. Työkalun merkittävä osa on ennustejärjestelmä. Ennusteet luodaan historiatiedon ja arvioiden pohjalta. Ennusteita vertailemalla voidaan suunnitella strategisia painotusvaihtoehtoja sekä määritellä budjetteihin sopivat tavoitetasot. Työkaluun kuuluu budjettien seuranta kannattavuustietoineen. Laskennallisten kateprosenttien avulla voidaan arvioida myös yksittäisten tuotteiden kannattavuutta.

Taulukkolaskentatiedon muotoilua ja laskentakaavoja muokattiin toimeksiantajan palautteen perusteella. Valmis työkalu luovutettiin toimintojen esittelyn ja käytön ohjauksen jälkeen toimeksiantajalle. Opinnäytetyön tuloksena toimeksiantaja sai käyttöönsä hyödyllisiä välineitä liiketoiminnan suunnittelun ja arvioinnin tueksi.

The goal of this thesis was to create a tool for a small business for forecasting, budgeting and monitoring the profitability of its operations. The thesis uses the case study approach; it was commissioned by the owner of a small business where budgets have not previously been prepared. The tool was created with a spreadsheet program to meet the goals and needs of the company. The structure and contents of the tool are based on accounting reports and estimates made by the client.

The thesis consists of a two-part theory section followed by a case study section. The first theory part covers the general theory of budgeting and usage of the most common types of budget. It provides a basic knowledge of budgeting, including the benefits of budgeting and the stages in the budgeting process.

The second part of the theory section covers the basics of profitability. This section explains how indicators of short-term profitability are to be interpreted, and how to assess the profitability of the business as a whole as well as its individual products.

The case study section covers the structure and functions of the accounting tool. A significant aspect of the tool is a forecasting system. The forecasts are created on the basis of historical data and estimates. The forecasts can be used to compare strategic priorities and to set appropriate targets for budgets. The tool includes a section for monitoring the budgets using detailed profitability information. The calculated margin ratios can also be used to assess the profitability of individual products.

The spreadsheet data formatting and formulas were modified based on the client’s feedback. The finished tool was handed over to the client after a presentation of its key functions. As a result of this thesis, the target company has gained access to useful tools to support business planning and evaluation.