Asiakaskohtaisen nimikkeen muodostaminen : Prosessin kehittäminen Bodycote Lämpökäsittely Oy:ssä

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Bodycote Lämpökäsittely Oy. Työ toteutettiin Tampereen karkaisimolle, mutta lisäksi sen kohteena olivat kolme muuta Suomessa toimivaa Bodycoten karkaisimoa. Lähtökohta opinnäytetyölle oli konsernin valitsema uusi ERP-järjestelmä Microsoft Dynamics Ax, joka otetaan Suomen karkaisimoissa käyttöön vuoden 2015 aikana. Opinnäytetyössä tutkittiin Suomen karkaisimojen toimistosihteereiden toimintatapoja muodostaa asiakaskohtaisia nimikkeitä yrityksen ERP-järjestelmään tavoitteena yhdenmukaistaa toimintatapoja karkaisimojen välillä. Tavoitteena oli lisäksi etukäteen tehdyn pohjatyön ansiosta lyhentää järjestelmän vaihtoon kuluvaa aikaa nimikekirjastojen siirtämisen osalta.

Tutkimusmenetelmänä käytettiin toimistosihteerien puhelin- ja sähköpostihaastatteluja sekä benchmarkingia, joka toteutettiin kahdelle satunnaisesti valitulle yritykselle. Haastattelujen pohjalta luotiin Excel-tiedostoon yhteenveto nykytilasta, jota analysoitiin ja verrattiin benchmarkingista saatuihin tuloksiin. Konkreettisena työn tuloksena opinnäytetyössä toteutettiin kaikkia neljää karkaisimoa koskeva ohjeistus asiakkaan nimikkeen muodostamisesta ERP-järjestelmään prosessin kehittämisen näkökulmasta.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, ettei benchmarking antanut nimikkeenmuodostus-ohjeistuksen luomiseen käyttökelpoista tietoa, mutta se avasi uusia näkökulmia toimintatapojen kehittämiseen tulevaisuudessa ERP-järjestelmän ja nimikkeistön hallinnan osalta. Nimikkeenmuodostusohjeistusta ei ole vielä otettu käyttöön, joten sen vaikutuksia ei ole pystytty toteamaan käytännössä, eikä tavoitteen nimikekirjastojen siirron nopeuttamisesta voida siten sanoa toteutuneen.

Tavoitetta tukevana kehitysehdotuksena esitettiin, että kaikki karkaisimot siirtyisivät käyttämään Tampereen karkaisimon tavoin toimintatapaa, jossa asiakkaan nimikkeitä ylläpidetään ERP-järjestelmän lisäksi erillisessä dokumenttienhallintaohjelmassa Excel-tiedostona. Lisäksi benchmarkingin tulosten pohjalta ehdotettiin, että tulevan järjestelmän sallimissa rajoissa nimikkeiden muodostaminen tapahtuisi vain nimettyjen henkilöiden toimesta, jolloin asiakkaan nimikkeet olisivat aina yhteneväisessä muodossa.

This thesis was commissioned by Bodycote Heat Treatments Ltd. The starting point for the thesis was the new ERP Microsoft Dynamics Ax system, which will be introduced in the company’s plants in Finland in 2015. The aim of this thesis was to investigate different ways in which customer items can be created in the ERP system by Bodycote Finland’s office secretaries located in four plants. The main objective was to standardize the working methods throughout all the plants. Another objective was to utilize the groundwork effectively, so as to shorten the period of time needed to create the customer items.

Background knowledge for the development work was obtained by interviewing the office secretaries. The interviews consisted of phone and e-mail conversations, which had been preceded by an e-mail explaining the thesis and the upcoming interviews. The other research method used was benchmarking. On the basis of the interviews, a summary of the current state was created in an Excel file; this information was analyzed and compared with the results obtained from benchmarking. As a concrete result of the work, a standardized set of instructions for creating customer items in the ERP system was drawn up, using the process improvement approach.

Because the instructions have not been put into operation, the results cannot be evaluated yet. Unfortunately, the benchmarking was not as efficient as expected, but it definitely revealed some new perspectives on improving joint working practices in ERP and item management. As a conclusion, the development ideas suggested in the thesis can be considered potentially valuable for utilizing the new ERP system’s functions efficiently in the future.

One of the improvement suggestions presented is that all plants should start using the method which is currently used in the Tampere plant, where a list of customer items is maintained in a separate Excel spreadsheet as well as in the ERP system. Moreover, on the basis of the benchmarking, it was suggested that new customer items should only be created by appointed individuals, so as to avoid differences between items.