Prosessikehitysehdotus vakuutusyhtiön asiakirjakäsittelylle

Abstract

Opinnäytetyö on tehty vakuutusalan yritykselle jolle tulee päivittäin suuria määriä asiakirjoja joita tulee käsitellä sekä säilyttää arkistossa. Yritys jolle opinnäytetyö on tehty, tulee pysymään anonyyminä tietosuojan vuoksi.

Opinnäytetyön ideana on kehittää asiakirjan käsittely prosessia. Asiakirja saavuttuaan yritykselle asiakkaalta, on sen matka pitkä ennen kuin se on käsitelty ja arkistoitu lopullisesti. Asiakirjaan säilyttämiseen ja käsittelyyn liittyy paljon lakisääteisiä sääntöjä joka rajoittaa prosessia jossain määrin. Lakisäätöihin emme kuitenkaan puutu. Työ on rajattu siten että prosessi kehitys keskittyy ainoastaan siihen, kun asiakirja saapuu konttorille siihen asti että siitä muodostuu dokumentti. Työskentelymetodeina olen käyttänyt kirjallisuutta, haastatellut työntekijöitä sekä työnjohtajia ja observoinut itse konttorilla

Opinnäytetyön tuloksena saatiin suunnitelma mistä yritys voi aloittaa prosessin kehittämistä ja ideoita tulevaisuuden kehitykselle. Kehitys suunnitelmaa voidaan myös soveltaa muissa osastoissa yrityksessä.

Lärdomsprovet är gjort för ett försäkringsbolag. Bolaget får dagligen stor mängd av dokumentböcker som bör hanteras och bevaras i ett arkiv. Företaget lärdomsprovet är gjort till vill hållas anonymt på grund av säkerhetsskäl.

Meningen med lärdomsprovet är att utveckla dokumentets hanterings process. När dokumentet når bolaget, är vägen lång innan den når arkivet. Lagstiftningen gällande dokumenhantering och dens bevaring begränsar en hel del själva processen. I arbetet kommer vi ändå inte att gå in på lagstiftningen. Arbetet är begränsat så att den hanterar processen från att dokumentet kommer till företag till att den skannat in till databaset. Som arbetsmetoder har jag använd litteratur, intervjuat personal, arbetsledare samt själv observerat på kontoret.

Som slutresultat fick vi en plan därifrån det är lätt att fortsätta processen utveckling nu och i framtiden. Informationen och utvecklingsplanen kan även tillämpas till att använda i andra avdelningar på företaget.

This thesis is made for an insurance company. The company in question receives a great number of documents that needs to be processed and stored in an archive. The company wishes to be anonymous in this thesis due to integrity issues.

The goal of this thesis is to develop the process of the document flow in the company. It is a long way for the document to reach the archive from entering the company. The legislation is somewhat restricting the flow of the document process. This being said, the thesis will not go deeper into the legislation of document processing. This work is limited to the process from the document entering the company until it is scanned into the company data base.

My working method has been literature studies, interviews with staff and executives and I have done personal studies and observations at the office.

As a result, we got a model of which it is easy to continue the development of the process, now and in the future. The information and the development plan can also be applied on other departments in the company.