Forwarding Process Comparison : Case: Valmet Technologies Inc. & Valmet AB

Abstract

The aim of this thesis was to analyze the existing spare part export forwarding processes in two units, Valmet Technologies Inc.’s unit in Jyväskylä and Valmet AB’s in Sundsvall. To understand the phenomenon and analyzing of results, theoretical framework of the thesis includes introduction to international business, forwarding and benchmarking. The information sources used for theory background were mainly books and electronic sources.

The primary approach of the study was qualitative case study. The aim was to benchmark two units and find best practices used in them in order to find harmonized way to operate for both units. The method used for data gathering were theme interviews, written documents and author’s own observation. In theme interviews forwarding employees and managers were interviewed and the material was analyzed thematically. Written documents were process charts and process instructions.

The outcome of the thesis was that the two processes are quite similar already. Both processes have the same tools in use. Challenges for the processes were problems in the flow of information. Success factors for the processes were the knowledge and motivation of the personnel and efficient systems. Improvement possibilities in the processes were targeting the flow of information to the ERP system, start using of electronic signature and archiving all shipping documents electronically.

Opinnäytetyön tavoitteena oli analysoida varaosien vientihuolinnan prosesseja kahdessa yksikössä, Valmet Technologies Oy:n Jyväskylän ja Valmet AB:n Sundsvallin yksikössä. Jotta tutkittavaa ilmiötä voisi ymmärtää ja analysoida tuloksia, työn teoreettinen katsaus sisälsi johdatuksen kansainväliseen kauppaan, huolintaan ja benchmarkkaukseen. Teorian taustalla olevina tietolähteinä käytettiin lähinnä kirjoja ja elektronisia lähteitä.

Tutkimuksen ensisijainen lähestymistapa oli laadullinen tapaustutkimus. Tavoitteena oli vertailla kahta yksikköä ja löytää niistä parhaat menettelytavat, joita voitaisiin käyttää pohjana yhteisille tavoille toimia. Tietojen keruumenetelminä käytettiin teemahaastatteluita, kirjallisia dokumentteja sekä tekijän omia havainnointeja. Huolinnan työntekijöitä ja esimiehiä haastateltiin teemahaastatteluilla ja kerätty aineisto analysoitiin teemoittain. Kirjalliset dokumentit olivat prosessikaavio ja prosessiohjeet.

Opinnäytetyön tuloksena oli, että tarkastelun kohteena olevat prosessit ovat jo samankaltaisia. Molemmissa prosesseissa käytetään samoja työkaluja. Prosessien haasteina olivat ongelmat informaation kulussa. Prosessien menestystekijöitä olivat henkilökunnan tietotaito ja motivaatio sekä tehokkaat järjestelmät. Prosessien parannusmahdollisuuksia olivat tiedonkulun kohdentaminen ERP järjestelmään, sähköisen allekirjoituksen käyttöönotto ja kaikkien vientidokumenttien sähköinen arkistointi.