Sähköisen hankintajärjestelmän käytön lisääminen

Abstract

Opinnäytetyö käsitteli kohdeyrityksessä kesällä 2014 päivitettyä e-katalogimallia. Koh-deyrityksessä e-katalogin käyttöaste on tavoiteltua matalampi. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää miksi kohdeyrityksen ostajat ja tuotteiden loppukäyttäjät eivät käytä e-katalogia tavoitteen mukaisesti ja mitä järjestelmälle tulisi tehdä, jotta sen käyttöaste nousisi. Teoreettisessa viitekehyksessä perehdyttiin hankintatoimen rooliin ja sähköisen hankintajärjestelmien ominaisuuksiin kirjallisuus- ja artikkelilähteiden perusteella. Tutkimusosio tehtiin survey-tutkimuksen periaatteiden mukaisesti. Tietoa kerättiin myös ostoraporteista. Survey-tutkimuksessa kävi ilmi, että e-katalogimallissa on useita puutteita, minkä vuoksi sen käyttäjät kokevat e-katalogin käytön vaikeaksi. Tutkimustuloksissa esiintyneitä puutteita muokkaamalla e-katalogin käyttöastetta saadaan nostettua. Ostoraporttien perusteella selvitettiin, vastaako e-katalogimallin tuotevalikoima loppu-käyttäjien tarpeita sekä kuinka suuri käyttöaste e-katalogin käytölle on teoreettisesti mahdollista saada. Tuloksien mukaan tuotevalikoima on nykytilanteessaan hyvä ja tarkasteltujen toimittajien osalta e-katalogin käyttöastetta voidaan nostaa noin 23 prosenttia.

The bachelor’s thesis focused on the target company’s e-catalogue model that was updated in summer 2014. In the target company the utilization rate of the e-catalogue has not achieved the desired level. For this reason, the bachelor’s thesis aimed to examine the reasons why the target company’s employees do not use the e-catalogue as much as they should and how to modify the system in order to increase the utilization rate. The theoretical framework focuses on the role of procurement and sourcing as well as the qualities of e-procurement systems, based on field-specific literature and articles. The study was conducted as a survey research and using the data collected from purchasing reports. The survey research revealed that the e-catalogue model has a number of shortages, which is why the employees find it difficult to use. The utilization rate can be raised by resolving the shortages that were found in the survey research. By analyzing the data collected from the purchasing reports, the theoretical potential of the utilization rate was found and it can be increased by about 23 % compared to the current situation. The product range in the e-catalogue model was analyzed from the collected data and it matches the needs well enough.