Muistiotositeprosessin kehittämistutkimus
Ovaskainen, Maria (2015)
Ovaskainen, Maria
Tampereen ammattikorkeakoulu
2015
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015052710784
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015052710784
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön taustalla oli vuodelta 2012 tehty tutkimus Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukselle (Palkeet) muistiotositteiden kappalemääristä ja muistiotositteilla tehtävän korjaustyön resurssitarpeesta. Nyt tehdyssä opinnäytetyössä tehtiin osin vertailukelpoinen tutkimus muistiotositteiden kappalemääristä vuodelta 2014 ja haastateltiin Palkeiden kirjanpitäjiä selvittäen heidän näkökulmaa muistiotositeprosessista. Tarkoituksena oli selvittää muistiotositteiden kappalemäärien muutos vuodesta 2012.
Suuri osa valtion virastoista siirtyy käyttämään yhteistä taloushallinnon järjestelmää vuosien 2012 ja 2016 välillä. Tämän järjestelmämuutoksen vaikutusta muistiotositteiden kappalemääriin haluttiin myös nähdä. Tutkimusmenetelminä käytettiin määrällisen tiedon keruussa kyselyä ja laadullisen tiedon osalta haastattelua. Kyselylomake lähetettiin Palkeiden 63 asiakasviraston kirjanpitäjille. Kyselyssä oli mukana avoimia kysymyksiä, joiden vastauksista saatiin lisätietoa muistiotositeprosessin sujuvuudesta. Haastatteluilla selvitettiin Palkeiden kirjanpitäjien näkökulmaa laajemmin muistiotositeprosessista.
Määrällisen tiedon kyselyyn saatiin vastaukset 59 asiakasvirastolta. Vertailutiedot vuoden 2012 tutkimuksen tuloksille saatiin 49 asiakasvirastolta. Kappalemäärien vertailu ja tieto mahdollisesta järjestelmämuutoksesta auttaa Palkeita näkemään missä on onnistuttu ja missä tarvitaan jatkokehittämistä. Haastatteluita tehtiin kolmen asiakasviraston kirjanpitäjille. Haastatteluiden avulla saatiin lisätietoa prosessin analysointia ja kehittämistä varten. Työn tavoitteena oli pohtia kappalemäärien muutoksen ja haastattelusta nousevien ajatusten perusteella prosessin kehittämisehdotuksia.
Muistiotositeprosessi on edelleen muutoksen alla, koska järjestelmämuutoksia on laajalti käynnissä. Järjestelmämuutosten vaikutukset näkyivät tuloksissa ja vertailuissa. Järjestelmien tekniset ominaisuudet lisäävät tarkistustyön automaatiota ja vähentävät inhimillisen virheen todennäköisyyttä. Tekniset työkalut eivät kuitenkaan mitätöi työntekijän tarkkuuden vaikutusta aineiston oikeellisuuteen. Kehittämistyötä lähdettiin pohtimaan myös tästä muutoksen näkökulmasta. Järjestelmämuutoksien jälkeen työ ja prosessit lopulta Palkeissa tulevat tasaantumaan. Sen jälkeen voidaan harkita uutta tutkimusta, jossa vertaillaan tietoja näihin kahteen jo tehtyyn tutkimukseen.
Suuri osa valtion virastoista siirtyy käyttämään yhteistä taloushallinnon järjestelmää vuosien 2012 ja 2016 välillä. Tämän järjestelmämuutoksen vaikutusta muistiotositteiden kappalemääriin haluttiin myös nähdä. Tutkimusmenetelminä käytettiin määrällisen tiedon keruussa kyselyä ja laadullisen tiedon osalta haastattelua. Kyselylomake lähetettiin Palkeiden 63 asiakasviraston kirjanpitäjille. Kyselyssä oli mukana avoimia kysymyksiä, joiden vastauksista saatiin lisätietoa muistiotositeprosessin sujuvuudesta. Haastatteluilla selvitettiin Palkeiden kirjanpitäjien näkökulmaa laajemmin muistiotositeprosessista.
Määrällisen tiedon kyselyyn saatiin vastaukset 59 asiakasvirastolta. Vertailutiedot vuoden 2012 tutkimuksen tuloksille saatiin 49 asiakasvirastolta. Kappalemäärien vertailu ja tieto mahdollisesta järjestelmämuutoksesta auttaa Palkeita näkemään missä on onnistuttu ja missä tarvitaan jatkokehittämistä. Haastatteluita tehtiin kolmen asiakasviraston kirjanpitäjille. Haastatteluiden avulla saatiin lisätietoa prosessin analysointia ja kehittämistä varten. Työn tavoitteena oli pohtia kappalemäärien muutoksen ja haastattelusta nousevien ajatusten perusteella prosessin kehittämisehdotuksia.
Muistiotositeprosessi on edelleen muutoksen alla, koska järjestelmämuutoksia on laajalti käynnissä. Järjestelmämuutosten vaikutukset näkyivät tuloksissa ja vertailuissa. Järjestelmien tekniset ominaisuudet lisäävät tarkistustyön automaatiota ja vähentävät inhimillisen virheen todennäköisyyttä. Tekniset työkalut eivät kuitenkaan mitätöi työntekijän tarkkuuden vaikutusta aineiston oikeellisuuteen. Kehittämistyötä lähdettiin pohtimaan myös tästä muutoksen näkökulmasta. Järjestelmämuutoksien jälkeen työ ja prosessit lopulta Palkeissa tulevat tasaantumaan. Sen jälkeen voidaan harkita uutta tutkimusta, jossa vertaillaan tietoja näihin kahteen jo tehtyyn tutkimukseen.