Sähköinen apurahajärjestelmä OP Ryhmän tieteellisille säätiöille

Abstract

Opinnäytetyöhön liittyvän työelämän kehittämisprojektin tavoitteena oli kehittää OP Ryhmän tieteellisten säätiöiden apurahaprosessia manuaalisesta järjestelmästä sähköiseksi ja erityisesti kehittämisprojektin onnistumisen arviointi ja jatkokehitysehdotukset. Apurahajärjestelmään oli tarkoitus tallentaa OP Ryhmän tutkimussäätiön ja Kyösti Haatajan säätiön ydinprosessit ja näin parantaa tieteellisten säätiöiden toimintoja.

Tutkimuksen teoreettisen viitekehyksen muodostavat pääosin kokonaisuudet säätiötoimin-nasta, palveluprosessien ja asiakaslähtöisen palvelun kehittämisestä. Kehittämistehtävässä toteutettiin sekä kysely- että haastattelututkimus.

Kyselytutkimuksessa vuonna 2014 apurahaa hakeneille lähetettiin kysely, jonka vastauspro-sentti oli 44. Tutkimustulokseksi saatiin, että apurahan hakijat pitivät sähköistä apurahajärjes-telmää selkeänä ja helppokäyttöisenä. Ohjeistuksen osalta kyselystä käy ilmi sekä kysymysten että avoimessa palautteessa olleiden kommenttien osalta, että ohjeita on liikaa tai ne ovat joiltain osin puutteellisia. Lisäksi toivottiin englanninkielisen ohjeistuksen lisäämistä sekä ha-kijan että suosittelijoiden ohjeiden osalta.

Apurahan hakijat pitivät hakemuksen tekemistä yleisesti ottaen helppona. Ohjeistuksen osalta kyselystä käy ilmi sekä kysymysten että avoimessa palautteessa olleiden kommenttien osalta, että ohjeita on liikaa tai ne ovat joiltain osin puutteellisia. Englanninkielisille sivuille toivottiin enemmän tietoa hakemisesta. Toivottiin, että järjestelmästä lähtevät viestit ja suosittelijoiden ohjeet olisivat myös englanninkielellä.

Asiamiehille tehdyn haastattelututkimuksen tuloksena saatiin selville, että sähköisen apura-hajärjestelmän myötä systemaattisuus on parantunut sekä hakijoiden, asiantuntijoiden että säätiön henkilökunnan ajankäyttö on tehostunut. Uusi apurahajärjestelmä on tehostanut, pa-rantanut ja nopeuttanut toimintaa sekä vähentänyt virheiden määrää. Lisäksi hakuprosessin edistyminen on paremmin kaikkien osallisten tiedossa ja ongelmakohtien käsittely tapahtuu ripeämmin. Haastateltavien kehityskohteita olivat hakemusten liitetiedostojen saaminen kom-paktimpaan muotoon sekä apurahojen ryhmittely järjestelmässä niin, että se palvelisi myös asiamiestä ja asiantuntijoita itse hakuvaiheessa. Asiamiesten kehityskohteena mainittiin myös apurahoilla aikaansaatujen tutkimustulosten raportoinnin kehittäminen niin, että se tukisi paremmin sidosryhmiä.