The Earned Value in Project Management : Benefits in the ICT projects

Abstract

The companies are continuously seeking an improvement for the efficiency and customer experience. In the interest of service deliveries for the B2B customers, are often rendered via a project. The cost and schedule performance, and customer experiences are important elements over and above in a successful project.

In what respect to improve an ICT customer delivery project management performance was the paramount issue studied in this thesis. As a more focused improvement area, the thesis´s focal point was to analyze by what means an earned value will improve, the progress accuracy, the progress reporting, the cost-efficiency, and the time management in the ICT customer delivery projects.

The research started by reflecting the tools such as, PMA, PMI, and PRINCE2 can offer the project management. It was followed by a closer look at the earned value tools and the earned schedule tools developed to use with earned value tools for more accurate schedule status. Finally it was studied how earned value can be used in a MS Project.

The action research method adopted in this thesis was found competent in the development, ways of depicting achievements in the work community. The phases of the first cycle of the action research were encountered in the thesis.

There was a data gathering period of April to November 2014 where all either on-going or completed projects of the project management department in the case company were put under analysis. There were improvements found for several project management practices in the case company. Major finding for improvements were more unified way of planning tasks and how to define completion percent for a task, ways to use a baseline, how to collect the progress data from the project members, and how to present the project managerial work in a project plan.

Yritykset jatkuvasti hakevat parempaa kannattavuutta ja asiakastyytyväisyyttä. Koska useat palveluiden käyttöönotot B2B-asiakkaille toteutetaan käyttöönotto- tai muutosprojekteina, ovat kannattavuus ja asiakastyytyväisyys tärkeitä elementtejä myös onnistuneessa projektissa.

Tässä opinnäytetyössä tutkitaan kuinka ICT asiakastoimitusprojektienhallinnan tehokkuutta voidaan kehittää. Tarkemmaksi tutkinnan kohteeksi opinnäytetyössä otettiin ansaittu arvo projekteissa ja kuinka sen avulla voidaan parantaa projektin edistymisen arviointitarkkuutta, ajanhallintaa, etenemisraportointia ja kustannustehokkuutta.

Aluksi opinnäytetyössä selvitettiin mitä työkaluja IPMA, PMI ja PRINCE2 tuovat projektinhallintaan. Tätä seurasi tarkempi tutustuminen ansaittuun arvoon ja sen rinnalle kehitettyyn ansaittuun aikatauluun. Lopuksi tutustuttiin siihen, kuinka ansaittua arvoa voidaan käyttää Microsoft Projectissa.

Toimintatutkimus oli opinnäytetyössä käytetty tutkimusmenetelmä. Menetelmä todettiin hyväksi tavaksi kehittää toimintatapoja ja toimintaa työyhteisössä. Tässä opinnäytetyössä käytiin läpi toimintatutkimuksen ensimmäisen syklin vaiheet.

Opinnäytetyössä tutustuttiin Case yrityksen projektiosaston huhti - marraskuun 2014 aikana etenemässä olleisiin ja valmistuneisiin projekteihin. Opinnäytetyössä löydettiin Case yritykselle uusia käytäntöjä projektin tehtävien kuvaamiseen ja valmiusasteen määrittelyyn, perusaikataulutoiminnon hyväksikäyttöön, projektin tehtävien valmiusastetietojen keräämiseen ja projektin hallinnollisen työn kuvaamiseen.