Urheiluseuran taloushallinnon sähköistäminen
Väisänen, Katri (2015)
Väisänen, Katri
Kymenlaakson ammattikorkeakoulu
2015
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015060111586
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015060111586
Tiivistelmä
Opinnäytteen toimeksiantaja on kotkalainen juniorijääkiekkoiluun erikoistunut urheiluseura. Henkilö- ja taloudellisten resurssien supistuminen synnytti tarpeen hoitaa taloushallinnon pe-rusrutiinit tehokkaammin ja tarkemmin. Työn tavoitteeksi asetettiin toiminnan kehittäminen ja läpinäkyvyyden lisääminen sekä sähköisen taloushallinnon käyttöönottaminen mahdollisimman pitkälle. Projektiin sisällytettiin perusprosessit: osto- ja myyntireskontra ja kirjanpito sekä rapor-toinnin kehittäminen ja ajantasaistaminen. Palkanlaskenta ja budjetointi rajattiin ulkopuolelle.
Opinnäyte on toiminnallinen opinnäytetyö, jossa työn tekijä on opiskelija itse. Projekti aloitettiin etsimällä toimiva taloushallinnon järjestelmä, joka tukisi asetettuja tavoitteita sekä sisältäisi muun muassa ostolaskujen sähköisen kierrätysjärjestelmän hallinnon parantamiseksi. Ohjelmatoimittajaksi valittiin Visma-yhtiöiden Netvisor SaaS-palveluna. Järjestelmä on internetin kautta käytettynä riippumaton ajasta tai paikasta. Järjestelmään rakennettiin toimeksiantajaa tukevat ratkaisut.
Projektin ulkopuolelle jätetyn palkanlaskennan todettiin sisältävän merkittävän potentiaalin toi-minnan kehittämiseen. Toimeksiantaja maksaa suuren määrän matkakorvauksia eri henkilöille, mistä se on ilmoitusvelvollinen verottajalle. Palkanlaskentaa ei saatu sähköistettyä projektin aikana, mutta prosessia kehitettiin ottamalla käyttöön koontilaskut aikaisempien yksittäisten matkalaskujen sijaan. Paperilaskujen määrä saatiin lähes puolittumaan. Työtä tehostettiin myös kiinteillä maksupäivillä kaksi kertaa kuukaudessa.
Projektin tuloksena toimeksiantajalla on käytössä moderni taloushallinnon järjestelmä, jossa tavoitteeksi asetetut prosessit toimivat sähköisesti. Toimintaa saatiin tehostettua niin, että toi-meksiantajan tarve palkata kokoaikainen työntekijä toimistotehtävien hoitamiseen poistui ja jatkossa kyseiset rutiinit hoitaa osa-aikainen työntekijä tai talkooväki. Kehityskohteiksi jäi muun muassa muistiotositteiden muuttaminen sähköiseen muotoon sekä budjetoinnin siirtäminen samaan järjestelmään.
Urheiluseurat ovat kasvaneet toiminnaltaan sekä vastuiltaan yritysten rinnalle, jolloin vaatimukset taloushallinnon järjestämiselle eivät juuri poikkea yritysmaailmasta. Sähköisten järjestelmien käyttö on mahdollista, kannattavaa sekä järkevää myös urheiluseuroille, joskin hyvin erilaiset toimintaympäristöt ja organisaatiot vaativat räätälöidyt määritykset jokaiselle seuralle.
Opinnäyte on toiminnallinen opinnäytetyö, jossa työn tekijä on opiskelija itse. Projekti aloitettiin etsimällä toimiva taloushallinnon järjestelmä, joka tukisi asetettuja tavoitteita sekä sisältäisi muun muassa ostolaskujen sähköisen kierrätysjärjestelmän hallinnon parantamiseksi. Ohjelmatoimittajaksi valittiin Visma-yhtiöiden Netvisor SaaS-palveluna. Järjestelmä on internetin kautta käytettynä riippumaton ajasta tai paikasta. Järjestelmään rakennettiin toimeksiantajaa tukevat ratkaisut.
Projektin ulkopuolelle jätetyn palkanlaskennan todettiin sisältävän merkittävän potentiaalin toi-minnan kehittämiseen. Toimeksiantaja maksaa suuren määrän matkakorvauksia eri henkilöille, mistä se on ilmoitusvelvollinen verottajalle. Palkanlaskentaa ei saatu sähköistettyä projektin aikana, mutta prosessia kehitettiin ottamalla käyttöön koontilaskut aikaisempien yksittäisten matkalaskujen sijaan. Paperilaskujen määrä saatiin lähes puolittumaan. Työtä tehostettiin myös kiinteillä maksupäivillä kaksi kertaa kuukaudessa.
Projektin tuloksena toimeksiantajalla on käytössä moderni taloushallinnon järjestelmä, jossa tavoitteeksi asetetut prosessit toimivat sähköisesti. Toimintaa saatiin tehostettua niin, että toi-meksiantajan tarve palkata kokoaikainen työntekijä toimistotehtävien hoitamiseen poistui ja jatkossa kyseiset rutiinit hoitaa osa-aikainen työntekijä tai talkooväki. Kehityskohteiksi jäi muun muassa muistiotositteiden muuttaminen sähköiseen muotoon sekä budjetoinnin siirtäminen samaan järjestelmään.
Urheiluseurat ovat kasvaneet toiminnaltaan sekä vastuiltaan yritysten rinnalle, jolloin vaatimukset taloushallinnon järjestämiselle eivät juuri poikkea yritysmaailmasta. Sähköisten järjestelmien käyttö on mahdollista, kannattavaa sekä järkevää myös urheiluseuroille, joskin hyvin erilaiset toimintaympäristöt ja organisaatiot vaativat räätälöidyt määritykset jokaiselle seuralle.