Knowledge Management in ICT department : Case: Nokian Tyres plc

Abstract

The idea of this thesis began from Nokian Tyres ICT department needs to find a common approach to how to share and store information and documents. This thesis proposes a Knowledge Management model for Nokian Tyres ICT department in globally.

This thesis focus on Knowledge Management theory, which will guide the reader trough the criteria and practices of Knowledge Management. The basic idea of Knowledge Management is to share information to the right people at the right time. The thesis develops Knowledge Management model for Nokian Tyres ICT department. It uses guidelines for information control and sharing. The theoretical party of the thesis is limited to the tacid and explicit knowledge and also presents ICT based tools for knowledge sharing.

The research method is a user query. The survey was conducted in Nokian Tyres intranet. The data were collected from Nokian Tyres and Vianor’s ICT department in six different countries. A total 54 ICT department employees were invited to participate in the survey. The questionnaire consisted of various questions on the following topics: what information is shared, where, in which language and to whom. In addition, the survey aimed to find out whether the current service owners are known, or who is responsible for the documentation. The basis of the thesis was author’s own view of ICT department current state. The missing information is collected determined by survey results.

The results of this thesis suggest that the main development area were to collect a list of the kind of information needed to be shared, publish a service catalog to in the internal customers and to find out one common system for all ICT department users. The thesis identified development targets and proposed Knowledge Management tools for Nokian Tyres ICT management.

Tämän opinnäytetyön idea lähti Nokian Renkaiden ICT osaston tarpeista kirjoittaa yhteinen toimintamalli tiedon ja dokumenttien jakamiseen ja tallentamiseen. Mallia tullaan ehdottamaan käytettäväksi koko Nokian Renkaiden ICT osastolla globaalisti.

Opinnäytetyössä keskitytään tiedonhallinnan teoriaan, joka johdattaa tiedonhallinnan perusteisiin ja käytäntöihin. Tiedonhallinnan perusidea on jakaa tietoa juuri oikeille ihmisille oikeaan aikaan. Opinnäytetyössä toteutettava tiedonhallintamalli kokoaa Nokian Renkaiden ICT osastolle ohjeet tiedonhallintaan ja jakamiseen sekä kokoaa ehdotelmaksi sopivat järjestelmät. Opinnäytetyön teoria on rajattu hiljaisen ja kirjoitetun tiedon hallintaan sekä tiedonjakamista tukevien järjestelmien esittelyyn.

Opinnäytetyön tutkimusmenetelmänä käytettiin käyttäjäkyselyä, joka toteutettiin Nokian Renkaiden intranetin kyselypohjalla. Kysely lähetettiin kuuteen eri maahan viidellekymmenelle neljälle henkilölle ICT osaston sisällä. Kysely koostui erilaisista kysymyksistä seuraavista aihepiireistä: mitä tietoa jaetaan, mihin, millä kielellä ja kenelle. Lisäksi kyselyssä haluttiin selvittää onko nykyiset tiedonomistajat tiedossa tai kenen vastuulla dokumentaatio on. Opinnäytetyön pohjana toimi kirjoittajan oma näkemys ICT osaston nykytilasta ja puuttuviin tietoihin yritetään kyselyn tulosten perusteella löytää vastaukset.

Kyselyn tulokset on purettu ja pohdittu niiden tarkempia syitä johtopäätökset ja yhteenveto luvuissa. Kuten kirjoittajakin oli alussa päätellyt, oli tieto hukassa usealta henkilöltä ICT osastolla. Pääkehittämisalueina listattiin yhteenvedossa listata asiat, jotka pitää jakaa osaston kesken, julkaista sisäisille asiakkaille palvelukatalogi sekä löytää OCT osastolle yksi yhteinen tallennuspaikka dokumentaatiolle. Opinnäytetyö kokoaa lopussa ehdotelman Nokian Renkaiden ICT osaston käyttöön ja jatkojalostettavaksi.