Hyvä sopimushallinta liiketoiminnan tukena kohdeyrityksessä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli luoda tietoa sopimuslainsäädännöstä ja laadukkaasta sopimushallinnan hoidosta kohdeyrityksessä. Kohderyhmänä olivat yrityksen keskijohtoon kuuluvat toimihenkilöt. Pyrkimys oli parantaa heidän osaamistaan tällä tutkittavalla alueella sekä vastata niihin sopimushallintaa koskeviin kysymyksiin, joita he kohtaavat päivittäisessä työssään. Tämän lisäksi työn tavoitteena oli luoda sopimusopas yrityksen käyttöön ja lopussa ehdotettiin yritykselle puuttuvan sopimushallintastrategian luomista. Strategian pohjaksi ehdotettiin yritykselle selvitettäväksi, mitä sopimuksia on olemassa, miten ne luokitellaan ja ketkä niitä tällä hetkellä hallitsevat.

Tutkimusmenetelmä oli laadullinen. Haastattelemalla puolistrukturoidun teemahaastattelun muodossa yrityksen viittä eri toimintojen päällikköä ja kahta johtoryhmän jäsentä, saatiin tärkeää tietoa henkilökunnan sopimusosaamisesta yleisesti sekä sopimushallinnan nykytilasta yrityksessä. Merkittävää oli huomata kaikkien haastateltujen toimihenkilöiden halukkuus kehittää sopimushallintaa.

Yrityksillä yleensä, kuten kohdeyrityksessäkin, saattaa esiintyä puutteita sopimuskäytännöissä ja joskus yritys voi altistua jopa tiedostamatta merkittävillekin sopimusriskeille. Yrityksillä on yleensä tarvetta kehittää sopimuskäytäntöjä ja näin välttää liiketoimintaan liittyviä, sopimusriskejä. Sopimushallinta on yrityksen ulkoisten sekä sisäisten suhteitten hallintaa. Siihen sisältyy erityyppisiä sopimuksia. Prosessi sinällään sisältää sopimuksen valmistelun, täytäntöönpanon, seurannan, päättämisen, raportoinnin ja säilytyksen. Tätä kutustaan myös sopimuksen elinkaaren hallinnaksi (CLM). Riskienhallintafunktion lisäksi, organisaatiot ovat viimeaikoina tunnistaneet sopimushallinnan merkityksen kustannussäästöjen ja tuottavuuden lisäämiseksi.

Tämän opinnäytetyön tuloksena syntyi kuvaus laadukkaasti hoidetusta sopimushallinnasta, kehitysehdotus sopimushallintastrategian luomiseksi sekä sopimusopas yrityksen henkilökunnan käyttöön. Tulevaisuuden haasteina sopimustoimintaa kehitettäessä ovat sähköisten allekirjoitusten lainvoimaisuus ja sopimustoiminnan siirtyminen kokonaan verkkoympäristöön. Kohdeyrityksessä nämä asiat tulisi myös huomioida kehitettäessä sopimushallintaa ja luotaessa tulevaa strategiaa ja sopimushallinnan automatisointia.

The purpose of this thesis was to produce information about contract law and good contract management in the case company, in order to enable the organization and its middle management to develop in this area. The purpose was to answer those contract management questions these people meet in their every-day work too. In addition, the aim of this thesis was to create a contract guide for the company. As the case company does not currently have a contract management strategy, creation of such a strategy was proposed. As a basis of the strategy it was proposed to investigate all existing contracts, how they are classified and who currently administers them.

The research method used was a qualitative. By interviewing five managers and two vice presidents by using semi-structured interview method, important information was gained about the contract management expertise of the personnel generally and current state of contract management in the case company. The willingness of all the interviewed managers to develop contract management was noteworthy.

Companies, as the case company too, may have shortcomings in their contractual practices and sometimes the company can unconsciously expose itself to even significant contractual risks. Companies usually need to develop contractual practices and thus avoid business-related contractual risks. Contract management is about managing the external and internal relationships that an organization has established. These include different types of contracts. The process itself involves creating, executing as well as analyzing, ending, reporting and saving of contracts. This is called as contract lifecycle management (CLM). In addition to risk management function, organizations have recognized contract management as a source of costsavings and productivity increases.

As a result of this thesis was found a description of good contract management, proposal of creation the contract management strategy and a contract guide for the personnel of the company. Among the future challenges in the development of contract management are the legality of electronic signatures and the transferring of contractual activities entirely to the online environment. These issues should also be taken into account when developing the contract management and creating future contract management strategy and its automation in the case company.