Evenemangsplanering : Praktikfall: TekNatur 2015

Abstract

Syftet med detta arbete är att den 6–7 februari 2015 ordna TekNatur-tävling och SIC-seminarium på Arcada i Helsingfors samt presentera förbättringsförslag för uppdragsgi-varen. Vi gör arbetet som ett praktiskt arbete och fungerar som evenemangsassistenter åt projektkoordinatorn, som är vår uppdragsgivare. TekNatur är en tävling i teknik och na-turvetenskap för högstadie- och gymnasieelever i de finlandssvenska skolorna. Tävling-ens syfte är att väcka intresse för naturvetenskap och teknik och arrangörerna är Svenska Tekniska Vetenskapsakademien i Finland (STV), Tekniska Föreningen i Finland (TFiF), Fysikersamfundet i Finland, Yrkeshögskolan Arcada och Driftingenjörsförbundet i Fin-land (DIFF). Även SIC-seminariet ordnas samtidigt i Arcada som TekNatur-finalen. Seminariets målgrupp är ämneslärare i grundskolan och gymnasiet och som huvudarran-görer är STV, TFiF och Utbildningsstyrelsen. Arbetet är till största delen praktiskt och som teoribas har vi använt litteratur om evenemangsplanering, projektledning och mark-nadsföring. Som teorier har vi använt oss av Matthews evenemangsfaser, strategiska tri-angeln av Vallo och Häyrinen samt 5W:n och H. Vid planering behövs kreativitet, tåla-mod, organisationsförmåga och motivation för att utföra arbetet och ordna ett lyckat evenemang. Arbetet avslutas med en evaluering av arbetets löpande och en diskussion som omfattar förbättringsförslag för framtida TekNatur- och SIC-evenemang. För att evenemanget skulle gå mer smidigt kommande åren ger vi som förbättringsförslag att ordna en generalrepetition bland alla som är med och ordnar TekNatur. Båda tillfällen lyckades som evenemang och fick positiv respons av deltagarna.

The purpose of this thesis is to arrange on the 6–7th of February 2015 a TekNatur compe-tition and a SIC seminar at Arcada in Helsinki. The purpose is also to present suggestions for improvement to the commission principal. The thesis is mostly done as a practical work and our job is to act as event assistants for the project coordinator, who is our com-mission principal. TekNatur is a competition in technology and science for secondary and high school students in the Swedish-Finnish schools. The purpose of the competition is to stimulate interest in science and technology and it is organized in cooperation with Sven-ska Tekniska Vetenskapsakademien i Finland (STV), Tekniska Föreningen i Finland (TFiF), Fysikersamfundet i Finland, Yrkeshögskolan Arcada and Driftingenjörsförbundet i Finland (DIFF). In addition, the SIC seminar is organized simultaneously with the TekNatur finals at Arcada. The seminar’s target audience is secondary and high school teachers at Swedish-Finnish schools. The seminar’s main organizers are STV, TFiF and the Finnish National Board of Education. The thesis is mostly practical and as a theory base we have used literature in event planning, project management and marketing. The theories we have applied are Matthews’ event planning phases, the strategic triangle of Vallo and Häyrinen as well as the 5W's and H. When arranging an event creativity, pa-tience, organization skills and motivation are required in order to get the work done properly and the event to end up successful. For the events to run more smoothly in the future, we give improvement proposals to arrange a rehearsal among all who are involved in organizing TekNatur. The thesis concludes with an evaluation of the work process and a discussion that includes suggestions for improvement for future TekNatur and SIC events. Both events were successful and received positive feedback from the participants.